Entitäten in be.ENERGISED

Bitte beachten Sie, dass der Reiter Unternehmensliste in der Benutzerverwaltung nur angezeigt wird, wenn Sie die dazugehörigen Rechte besitzen. Nicht jede be.ENERGISED Lizenz hat Zugriff auf diese Rechte. Überprüfen Sie daher, ob Ihre Lizenz das jeweilige Recht beinhaltet und ob Sie dieses gegebenenfalls für Ihre Benutzergruppe freischalten müssen. Mehr Informationen zur allgemeinen Rechteverwaltung finden Sie hier.

 

In be.ENERGISED ist es möglich und notwendig, Ihre Firmenstruktur als eine Baumstruktur abzubilden. Für jede dieser Einheiten Ihrer Unternehmensstruktur wird eine sogenannte Entität angelegt. Die Entitätenverwaltung hat Auswirkungen auf verschiedene Bereiche, wie Identifikationsmedien, Ladestationen, Tarife und Abrechnung. 

 

Was ist eine Entität?

Wie oben bereits angeschnitten, bezeichnet "Entität" eine Einheit Ihrer Unternehmensstruktur. Entitäten werden in Form einer Baumstruktur in be.ENERGISED angelegt. Da es sich um eine Baumstruktur handelt, ist es möglich, Entitäten übergeordnet oder untergeordnet anzulegen.

Bei einer übergeordneten Entität spricht man von einem Unternehmen in Ihrer Unternehmensstruktur, welches andere Unternehmen (Entitäten) unter sich hat. Im Umkehrschluss spricht man von einer untergeordneten Entität, wenn diese einem anderen Unternehmen untersteht.

 

Entitätsstruktur, Unternehmensstruktur und Organisationsstruktur bezeichnen alle die angesprochene Baumstruktur in be.ENERGISED.

Mithilfe von Entitäten wird so etwas wie die Multimandantenfähigkeit gewährleistet. Die Multimandantenfähigkeit bezeichnet nichts anderes als dass Sie, als Hauptverwalter des be.ENERGISED Zuganges, zusätzlich auch Ihren Kunden Zugriff auf be.ENERGISED geben. Ihre Kunden können Inhalte jedoch nur auf deren Unternehmen eingeschränkt einsehen. Möchten Sie, als Mutterunternehmen, beispielsweise auch Ihre Tochterunternehmen in be.ENERGISED integrieren, und dieses Verhältnis entsprechend abbilden, greifen Sie ebenfalls auf die Entitätenverwaltung zurück.

 

Wofür braucht man Entitäten?

Entitäten sind notwendig, um Anwendungsfälle in unterschiedlichen Bereichen abbilden zu können. Da Entitäten die Verhältnisse zwischen den von Ihnen verwalteten Unternehmen zueinander festlegen, bildet die Entitätenverwaltung eine wichtige Basis für die Funktionsweise des von Ihnen festgelegten Usecases.

a) Entitäten bilden Ihre Unternehmensstruktur ab.

Ganz egal, ob Sie Ihren Kunden Zugang zu be.ENERGISED ermöglichen wollen, Sie verschiedene Unternehmensstandorte haben oder ob Sie als Mutterunternehmen mehrere Tochterunternehmen unter sich haben. Die Beziehungen dieser Organisationen zueinander werden mit der Entitätenverwaltung in be.ENERGISED festgelegt.

b) Entitäten legen fest, wie Ladestationen, Kunden (CRM-Kontakte) und Identifikationsmedien zueinander stehen.

Für die korrekte Abrechnung bzw. Gutschriftserstellung ist es notwendig zu definieren, welche Identifikationsmedien welchem Kunden zugeordnet sind, wer die Identifikationsmedien ausgibt, wem die Ladestation gehört etc. Diese Zugehörigkeitsverhältnisse werden durch die Entitäten festgelegt.

c) Entitäten regeln die Zugriffssteuerung auf Ladestationen.

Oftmals sollte nicht jeder innerhalb Ihrer Instanz an jeder Ihrer Ladestationen laden können. Um festzulegen, wer an welchen Ladestationen laden darf, bedarf es der Entitätenstruktur.

d) Entitäten spielen beim Tarifmanagement und bei der Abrechnung eine große Rolle.

Wie kann man im Tarifmanagement festlegen, wer an welcher Ladestation wie viel bezahlen muss? Auch hier ist die Entitätenstruktur unerlässlich.

e) Entitäten sind auch notwendig für die Rechteverwaltung und welche Daten ein Nutzer in be.ENERGISED sehen kann.

Für viele Anwendungsfälle ist es notwendig, die Zugriffsrechte der Sub-Unternehmen einzuschränken. Über die Entitäten legen Sie fest, wer was sieht und was machen kann.

 

Wo in be.ENERGISED werden Entitäten angelegt?

Entitäten legen Sie in be.ENERGISED unter Benutzerverwaltung/Unternehmen/Unternehmensliste an. Um eine neue Entität anzulegen, klicken Sie auf den Button "Neue Entität hinzufügen".

 

Füllen Sie die Felder korrekt und so vollständig wie möglich aus. 

Bitte beachten Sie, dass mit Erstellen einer Entität ein dazugehöriger CRM-Kontakt automatisch erstellt wird. Näheres dazu finden Sie in dieser Release-Note. Die Felder Name, Kundennummer, Adresse (Straße, PLZ etc.), Telefon, Telefax, E-Mail und Webseite können dann nicht mehr im CRM-Kontakt, sondern nur über die Entität angepasst werden.

 

Name, Straße, PLZ, Ort und Land sind selbsterklärend.

Ust.-Ident.Nr.: Hier tragen Sie die Umsatzsteueridentifikationsnummer ein.

Kundennummer: Hier ist es sehr wichtig eine Kundenummer zu vergeben, welche in Ihrer Instanz noch nicht vergeben wurde. Diese Kundennummer wird dem automatisch generierten CRM-Kontakt ebenfalls zugewiesen. Tragen Sie keine Kundennummer ein, hat der dazugehörige CRM-Kontakt auch keine Kundennummer.

Firmennummer: Es ist nicht zwingend notwendig, eine Firmennummer einzutragen. Es handelt sich hierbei um ein Freitextfeld, welches sonst keine weiteren Auswirkungen auf andere Bereiche hat.

Telefon, Telefax, Web sind wieder selbsterklärend.

E-Mail: Die E-Mail-Adresse sollte auf jeden Fall eingetragen werden, da diese dann für den Rechnungs- und Gutschriftenversand notwendig ist.

Kommentar: Hier kann ein interner Kommentar hinzugefügt werden.

Typ: Wählen Sie hier die Rolle der Entität aus. Als Ladestationsbetreiber wählen Sie beispielsweise "Betreibergesellschaft" aus.

Als Sub-EMP zulassen: Dieser Punkt ist dann relevant, wenn Sie wollen, dass Sub-Entitäten Ihrer Unternehmensstruktur selbst als EMP auftreten und in deren Namen Rechnungen verschicken.

Kunden-Registrierung zulassen: Wenn Sie über die App verfügen, legen Sie hier fest, ob sich Kunden registrieren können und automatisch der Entität zugeordnet werden.

Operator-ID: Wenn das Unternehmen als EMP auftritt und bei Hubject eine eigene Operator-ID registriert hat, muss diese hier eingetragen werden.

Rechnungskreis: Wenn das Unternehmen selbst Rechnungen verschickt, wählen Sie hier den entsprechenden Rechnungsnummernkreis aus (muss von Ihnen unter Finanzen/ Einstellungen/ Rechnungs-Nummernkreise erstellt werden).

Antwort-E-Mail-Adresse der Rechnung: Siehe hier.

Anzeige der Einkaufspreise erzwingen: Falls es für Sie notwendig ist, dass das Sub-Unternehmen nur die Einkaufspreise der Ladevorgänge sieht, können Sie das hier einstellen.

Abweichende Gutschriftsadresse: Siehe hier.

Zeitzone: Legen Sie hier individuelle Zeitzonen für die jeweiligen Unternehmen fest. Diese wird beim Rechnungslauf berücksichtigt, sodass nach dieser Ladevorgänge verrechnet werden.

E-Mail für Benachrichtigung bei Vertragsanlage: Wenn Sie eine App nutzen und Sie die Information bei neuer Vertragsanlage in der App erhalten möchten, müssen Sie hier die entsprechende Empfänger-E-Mail Adresse eintragen.

 

Portal- & App-Einstellungen

Sind in diesem Zusammenhang nicht relevant und müssen nicht befüllt werden.

 

Format der Kundennummer: Sie können ein benutzerdefiniertes Format wie zum Beispiel "AA0-%d" angeben, wobei "%d" eine Variable für die Kundennummer ist.

 

Ordnung von Entitäten

Die Anordnung der einzelnen Entitäten kann ganz einfach mittels Drag-and-Drop erfolgen.

 

Die Entitätenstruktur und das Abbilden der Hierarchie sind in erster Linie für die Rechtevergabe maßgeblich. Standardmäßig sehen Benutzer nur die Informationen, die ihrer Entität zugeordnet wurden. Um einem Benutzer mehr Zugriffsrechte einzuräumen, müssen diese Rechte explizit zugewiesen werden. Besitzt ein Benutzer mehrere Gruppen mit unterschiedlichen Rechtekonfigurationen, so greift immer die Rechtekonfiguration, welche die meisten Rechte einräumt.

 

Automatisches Anlegen eines CRM-Kontaktes

Wie bereits angesprochen, wird beim Erstellen einer Entität automatisch ein dazugehöriger CRM-Kontakt erstellt. 

In Ihrer Benutzerverwaltung unter Unternehmensliste sehen Sie bei der jeweiligen Entität, wenn Sie auf "Daten aktualisieren" gehen, den verknüpften Kontakt.

 

Unter CRM/Kontaktdaten/Alle Kunden finden Sie dann den verknüpften Unternehmenskontakt. Wenn Sie über "Bearbeiten" in das Bearbeitungsmenü des CRM-Kontaktes gehen, sehen Sie, dass gewisse Felder (Grunddaten) ausgegraut sind.

 

Diese ausgegrauten Felder werden direkt von der Entität übernommen und können nur in der Entität bearbeitet werden.

Alle abrechnungsrelevanten Daten werden aus dem CRM-Kontakt übernommen. Alle Information zum CRM in be.ENERGISED finden Sie in diesem Artikel.

 

Was kann Entitäten zugeordnet werden?

1) Benutzer

Über die Benutzerverwaltung/Users/Benutzerliste sehen Sie alle Benutzer Ihres be.ENERGISED Zuganges. 

Über Details/Bearbeiten können Sie einen User im Feld "Unternehmen" einer Entität zuordnen.

 

Die Zuordnung von Benutzern zu einer Entität ist für die Rechteverwaltung ausschlaggebend. Unter Benutzerverwaltung/Gruppen/Gruppenliste stellen Sie pro Nutzergruppe ein, ob ein Benutzer nur die Informationen seiner Entität, die Informationen seiner Entität plus aller untergeordneten Entitäten oder die Informationen aller Entitäten einsehen kann, wenn er sich in be.ENERGISED einloggt. 

 

Weitere Rechte für die Benutzergruppe müssen dann innerhalb dieses Bearbeitungsmenüs konkret freigeschaltet werden. Nähere Informationen dazu hier.

 

2) Ladestationen

Sie können Ihren Entitäten Ladestationen zuweisen. Dies machen Sie unter Infrastruktur/Ladestationen/Stationsliste im Ladestationsdatenblatt der jeweiligen Ladestation. 

 

Gehen Sie dazu auf das Datenblatt-Icon der Ladestation und danach auf Bearbeiten/Grunddaten. Im Feld "Inhaber" können Sie aus Ihren Entitäten den Besitzer der Ladestation festlegen. Klicken Sie dann auf "Daten speichern".

Danach sehen Sie in der Entitätenverwaltung, dass die Ladestation der entsprechenden Entität zugeordnet wurde.

 

Die Zuordnung der Ladestationen zu einer Entität ist vor allem für zwei Anwendungsfälle notwendig:

 

a)  Entitätsbasierte Abrechnung / basierend auf Ladestation

Hier bewegen wir uns im Bereich der automatisierten Abrechnungsfunktion (Finanzen/Tarifmanagement/Automatisierte Abrechnung). In diesem Fall sind Sie, bzw. Ihre Sub-Unternehmen, Ladestationsbetreiber (CPO) und die Rechnungsstellung an die EMPs bei nicht-Community Ladevorgängen soll von jeder Entität einzeln ausgehen. Das bedeutet, dass jede Entität individuell ein eigenes Rechnungslayout mit eigenem Rechnungsnummernkreis nutzen kann. Hierfür muss das Besitzverhältnis der Ladestationen über die Entitätenverwaltung klar definiert sein.

Bsp.: Zu Ihren Sub-Unternehmen zählen "Unternehmen A" mit "Ladestation A" und "Unternehmen B" mit "Ladestation B".  Ein EV-Driver des EMP's XY (nicht-Community) lädt an "Ladestation A" und an "Ladestation B". Damit erhält der EMP XY von "Unternehmen A" eine Rechnung und dann gesondert auch eine von "Unternehmen B". Sowohl Unternehmen A als auch B treten als eigene Rechnungssteller auf.

 

b) Gutschrift an Sub-CPOs

Wenn Sie Gutschriften an Ihre Sub-Unternehmen (Sub-CPOs) ausstellen möchten, müssen die Ladestationen auch der entsprechenden Entität zugeordnet sein. Eine detaillierte Beschreibung wie Gutschriften an Sub-CPOs ausgestellt werden können, finden Sie in diesem Support Center Artikel.

 

3) Identifikationsmedien

Genauso wie die Zuordnung von Ladestationen zur entsprechenden Entität für die Abrechnung notwendig ist, so gilt dies auch für Identifikationsmedien. Wählen Sie die "Entitätsbasierte Abrechnung / basierend auf Identifikationsmedien" ist es zwinged erforderlich, die Identifikationsmedien den Entitäten zuzuordnen.

Um ein Identifikationsmedium einer Entität zuzuordnen, müssen Sie in das Bearbeitungsmenü des Identifikationsmediums gehen und bei "Ausgebendes Unternehmen" die Entität auswählen. 

 

Bei diesem Anwendungsfall sind Ihre Sub-Unternehmen Sub-EMPs. Jedes dieser Unternehmen soll eine eigene Rechnung an die Endkunden ausgeben, basierend auf der Zuordnung der Identifikationsmedien.

Bsp.: Zu Ihren Sub-Unternehmen zählt "Unternehmen A", welches eigenständig Identifikationsmedien an dessen Endkunden ausgibt. Die Identifikationsmedien haben als ausgebendes Unternehmen "Unternehmen A" hinterlegt. Der "Abrechnung an" und "Inhaber" ist beispielsweise der Endkunde. In dieser Konstellation stellt Unternehmen A selbst die Rechnung an den Endkunden aus, mit eigenem Rechnungsnummernkreis und damit eigenem Rechnungslayout.

 

Genauere Informationen und Anwendungsbeispiele hinsichtlich der automatisierten Abrechnungsfunktion finden Sie hier.