Bei Charge@HOME handelt es sich um ein separates Produkt, welches über Ihren direkten Sales-Ansprechpartner / Ihre direkte Sales-Ansprechpartnerin beantragt werden muss. Die Rahmenbedingungen sind vertraglich festgelegt.

 

Was versteht man unter Charge@HOME und was ermöglicht diese Option?

Als Solution Partner wickeln Sie verschiedenste Projekte für Ihre Kunden ab. Dazu zählt auch das Errichten von Ladeinfrastruktur an Unternehmensstandorten, um Angestellten des jeweiligen Unternehmens das Laden am Arbeitsplatz (und auch im öffentlichen Raum) zu ermöglichen.

Mit der Charge@Home Option von be.ENERGISED ist es nun auch möglich, Angestellten das Laden ihres Dienstfahrzeuges zu Hause zu ermöglichen und ihnen dafür vom Arbeitgeber die Stromkosten zurückzuerstatten. Die Abwicklung erfolgt über eine zweite be.ENERGISED Instanz (@HOME Instanz). 

 

 

In dieser Hinsicht haben Sie, als Solution Partner, entsprechende Verpflichtungen, welche Sie dem Betriebsvertrag entnehmen können. Wir bitten Sie, diese Informationen sowie weitere Informationen zu den Möglichkeiten passend für Ihr Geschäftsmodell von Ihrem Sales-Ansprechpartner/ Ihrer Sales-Ansprechpartnerin einzuholen.

 

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1) Antrag auf @HOME Instanz

Im ersten Schritt beantragen Sie als Solution Partner über Ihren direkten Ansprechpartner/ Ihre direkte Ansprechpartnerin eine @HOME Instanz, welche dann für Sie angelegt wird. Diese zusätzliche Instanz verfügt über die gleiche Lizenz und Rechtepakete wie die Hauptinstanz. Über die URL ist die Instanz als @Home Lösung zu identifizieren.

 

In der @HOME Instanz (setzt sich aus einmaligen und laufenden Konfigurationen zusammen)

2) Anlage von Entität/CRM und Zuweisung von Ladestationen

Voraussetzung ist, dass die Ladestation des Arbeitnehmers bereits in der @HOME Instanz online und grundlegend konfiguriert ist.

 

Unter Benutzerverwaltung/Unternehmen/Unternehmensliste müssen Sie eine neue Entität für den Arbeitnehmer (Dienstwagenfahrer) anlegen. 

 

Gehen Sie dazu auf "Neue Entität hinzufügen" und tragen Sie die Grunddaten des Dienstwagenfahrers ein. Unter "Name" soll der Vor- und Nachname des Dienstwagenfahrers eingetragen werden. Die Adresse ist der Standort der Ladestation und damit die Wohnadresse des Dienstwagenfahrers. Bei Kundennummer tragen Sie eine Nummer ein, welche noch nicht vergeben wurde.

Von der Struktur empfiehlt es sich, dass Sie als Solution Partner für jedes Unternehmen eine Entität erstellen und die Entitäten der Dienstwagenfahrer diesen unterordnen.

 

Automatisch mit der Anlage der Entität wird ein CRM-Kontakt erstellt, in welchem die Daten aus der Entität gespiegelt werden.

 

Danach kann die Ladestation des Dienstwagenfahrers dessen Entität zugeordnet werden. Gehen Sie dazu unter Infrastruktur/Ladestationen/Stationsliste in das Ladestationsdatenblatt der entsprechenden Ladestation. Unter Grunddaten gehen Sie auf den Punkt "Inhaber" und wählen den Dienstwagenfahrer aus. Speichern Sie die Daten und die Ladestation wurde dem Dienstwagenfahrer zugeordnet.

*In der Abbildung oben ist aus Vorführgründen die Kommunikationsfunktion der Ladestation auf "Nein" gestellt worden (schwarzes Ladestations-Icon). Stellen Sie sicher, dass die Ladestation online ist und die Kommunikationsfunktion aktiviert wurde (blaues Ladestations-Icon).

 

Diese Einstellungen müssen für jeden Dienstwagenfahrer durchgeführt werden.

 

3) Roaming Hub Konfiguration (einmalige Konfiguration)

Bitte stellen Sie sicher, dass der be.ENERGISED Roaming Hub in Ihrer Instanz aktiviert ist. Folgen Sie hierzu bitte dem Leitfaden in dieser Anleitung.

 

• Erstellen einer Vertragsgruppe

Um über den be.ENERGISED Roaming Hub die Ladestationen den Identifikationsmedien der Dienstwagenfahrer, welche in der Hauptinstanz hinterlegt sind, zugänglich zu machen, müssen Sie zuerst eine Vertragsgruppe erstellen, welche der Hauptinstanz, die hier wie ein EMP agiert, den Zugriff auf die Ladestationen gewährt.

 

Gehen Sie für die Erstellung einer Vertragsgruppe Reiter Roaming/be.ENERGISED Hub/Einstellungen wie folgt vor:

• Navigieren Sie auf den Reiter Vertragsgruppen (CPO)
• Erstellen Sie eine neue Vertragsgruppe und geben Sie dieser einen beliebigen Namen, beispielsweise „Charge@HOME“ oder "Heimladestationen"
• Wählen Sie aus der angezeigten Liste die Hauptinstanz aus und klicken Sie auf "Änderungen speichern"

 

• Aktivierung der Vertragsgruppe pro Ladestation

Um die Vertragsgruppe pro Ladestation im Ladestationsdatenblatt freizugeben, muss an den Ladeanschlüssen dieser Station eine gültige EVSE-ID hinterlegt sein und jedem Ladeanschluss ein Ladepunkttarif zugeordnet sein. Haben Sie noch keinen Ladepunkttarif angelegt, überspringen Sie bitte vorerst diesen Teil und gehen Sie zum Punkt Tarifmanagement weiter unten.

 

Im Ladestationsdatenblatt müssen sie die Vertragsgruppe dann für jede Ladestation einzeln aktivieren. Gehen Sie dazu unter Infrastruktur/Ladestationen/Stationsliste über das Datenblatt-Icon der jeweiligen Ladestation in dessen Ladestationsdatenblatt. 

Im Reiter Roaming (eventuell muss der Reiter ausgeklappt werden) gehen Sie auf be.ENERGISED Hub und setzen den Punkt "In diesem Roaming-Profil aktiviert" auf JA und unter Zugriffsberechtigungen auch die Vertragsgruppe auf JA.

 

Eine gleichzeitige Nutzung der COMMUNITY für die Heimladestation ist nicht möglich! Aktivieren Sie deshalb die be.ENERGISED COMMUNITY nicht an den Ladestationen.

 

4) Tarifmanagement (Erstellen eines Ladepunkttarifes)

• Kostensatz je unterschiedlicher Strompreise der Dienstwagenfahrer

Da die Dienstwagenfahrer den Strom zu unterschiedlichen Preisen beziehen, muss für jeden Preis ein eigener Kostensatz angelegt werden.

 

Zur Anlage eines neuen Kostensatzes gehen Sie unter Finanzen/Tarifmanagement/Kostensätze auf "Kostensatz hinzufügen".

Im Folgenden wird ein Kostensatz für einen Strompreis von 0,31€/kWh angelegt.

 

Für die Bezeichnung des Kostensatzes empfehlen wir die Kosten pro kWh einzutragen. Dies macht es Ihnen später leichter, die richtigen Kostensätze im Tarif zu hinterlegen. Eine Beschreibung ist nicht nötig, auch ein automatischer Stopp soll nicht eingetragen werden. Legen Sie die jeweilige Währung fest und bei "Verwaltendes Unternehmen" hinterlegen Sie die übergeordnete Entität des Dienstwagenfahrers fest (in diesem Beispiel "Company A").

Unter "Konditionen" legen Sie die genaue Preiskonfiguration fest. Da es sich in diesem Fall immer um energiebezogene Kosten handelt, soll auch nur in diesem Reiter ein "Staffelpreis" hinzugefügt werden. Tragen Sie dort ein Intervall Ende von "1" ein und die Kosten pro kWh, im Beispiel oben die 0,31€/kWh.

Dies müssen Sie für alle unterschiedlichen Strompreise der Dienstwagenfahrer machen.

 

• Ladepunkttarif erstellen

Im nächsten Schritt erstellen Sie einen Ladepunkttarif, bei welchem der Kostensatz als Standardkostensatz bei Einkaufs- und Verkaufspreis hinterlegt ist.

 

Gehen Sie auf "Tarif hinzufügen" und wählen Sie den "Ladepunkttarif" aus. Als "Tarifbezeichnung" empfehlen wir wiederum den Preis pro kWh einzutragen. Als "Verwaltetes Unternehmen" tragen Sie wieder die übergeordnete Entität ein. Danach gehen Sie auf "Daten speichern".

Gehen Sie jetzt auf "Konditionen". Im Reiter "Verkaufspreise" hinterlegen Sie nun im Feld "Standard-Kostensatz" den korrekten Kostensatz, welchen Sie eben erstellt haben. Im Reiter "Einkaufspreise" machen Sie dasselbe. Andere Preiskonfigurationen werden für den @HOME Anwendungsfall nicht benötigt. 

 

• Ladepunkttarif den Ladeanschlüssen zuordnen

Nachdem Sie den Ladepunkttarif konfiguriert haben, weisen Sie diesen den jeweiligen Ladeanschlüssen im Ladestationsdatenblatt zu. 

 

Ist auch für die Ladeanschlüsse eine EVSE-ID hinterlegt, dann können Sie, wie oben beschrieben, die Roaming Hub Vertragsgruppe pro Ladestation aktivieren.

 

5) Einstellungen für Gutschriftserstellung

Die nachfolgenden Beispiele und Empfehlungen bezüglich der Steuer- und Dokumentenkonfiguration sind unverbindlich und ohne Gewähr. Sie als Solution Partner sind selbst dafür verantwortlich, die Konfigurationen korrekt zu definieren. Wir bitten Sie, diese Einstellungen ggf. mit Ihrem Steuerberater abzuklären.

 

• (0%) Steuersatz anlegen

Da es sich bei dem Charge@HOME Usecase hier in diesem Fall um einen durchlaufenden Posten handelt, soll ein Steuersatz von 0% angelegt werden.

In be.ENERGISED machen Sie das unter Finanzen/Einstellungen/Steuerarten.

 

Gehen Sie dazu auf "Steuerklasse hinzufügen". Name und Beschreibung müssen mindestens in Deutsch und Englisch eingetragen werden. Der Name und die Beschreibung könnte in diesem Fall "Nicht steuerbarer Auslagenersatz 0% (gem. §10 UStG)" lauten. Bei "Steuersatz in Prozent" tragen Sie 0.00 ein. Im Punkt "Finanzkonto" tragen Sie das korrekte Steuerkonto ein, welches für Buchungungen dieser Art vorgesehen ist. Klären Sie hier mit Ihrer Buchhaltungsabteilung ab, welches Steuerkonto eingetragen werden soll.

Speichern Sie die Stuerart mittels "Daten speichern".

 

• Anwendungsregeln für den Steuersatz (Internationale Steuern)

Damit der Steuersatz korrekt zur Anwendung kommt, müssen die Anwendungskriterien in den "Internationalen Steuern" festgelegt werden.

 

Unter Finanzen/Einstellungen/Internationale Steuern gehen Sie auf "Steuerkonfiguration hinzufügen". "Standort der Ladestation" und "Land des Rechnungsempfängers" können allgemein gehalten werden und Sie müssen nichts auswählen. Bei "Steuersatz" wählen Sie deen 0% Steuersatz aus, welchen Sie soeben angelegt haben. Steuerkonto bleibt im Normalfall gleich wie jenes, welches Sie im Steuersatz bereits hinterlegt haben. Als "Anwendungsbereich" wählen Sie "Energielieferung". Im Punkt "Sub Entität" müssen Sie nichts eintragen, die Felder " Belegempfänger muss Unternehmen sein?" und Belegempfänger muss Wiederverkäufer von Elektrizität sein?" können Sie beide auf "Ignorieren" setzen.

Speichern Sie Ihre Einstellungen ab.

Die Einstellungen sind am Ende: Standort der Ladestation: alle Länder, Land des Rechnungsempfängers: alle Länder, Anwendungsbereich: Energie, Ist Unternehmen: Ignorieren, Wiederverkäufer: Ignorieren

 

• Zahlungsbedingung festlegen

Im nächsten Schritt müssen Sie noch eine Zahlungsbedingung für Gutschriften festlegen. Dies machen Sie unter Finanzen/Einstellungen/Zahlungsbedingungen.

 

Gehen Sie auf "Zahlungsbedingungen hinzufügen". Geben Sie den Namen, die Beschreibung und den Rechnungstext für Deutsch und Englisch ein. Für die restlichen Sprachen reicht es, nur den Namen der Zahlungsbedingung einzutragen (der Name ist ein Pflichtfeld). Wenn Sie Gutschriften sowieso nur auf Deutsch ausstellen wollen, wie in unserem Beispiel, können Sie in allen Feldern den deutschen Text eintragen.

Wir empfehlen bei den Zahlungsbedingungen folgenden Text:

Name: Auslagenersatz

Beschreibung: Die Erstattung Ihrer Heimladevorgänge erfolgt technisch durch uns - den Dienstleister -  jedoch immer im Namen und auf Rechnung Ihres Arbeitgebers. 

Dieses Dokument dient als Nachweis für Ihre persönlichen Unterlagen. Sie müssen nichts weiter tun. Der Auslagenersatz wird Ihrem angegebenen Konto gutgeschrieben. 

Rechnungstext: Die Erstattung Ihrer Heimladevorgänge erfolgt technisch durch uns - den Dienstleister -  jedoch immer im Namen und auf Rechnung Ihres Arbeitgebers. 

Dieses Dokument dient als Nachweis für Ihre persönlichen Unterlagen. Sie müssen nichts weiter tun. Der Auslagenersatz wird Ihrem angegebenen Konto gutgeschrieben. 

 

• (Gutschrifts-) Layout konfigurieren

Für eine Gutschrift ist es notwendig, ein entsprechendes Layout zu hinterlegen. Dazu gehen Sie unter Finanzen/Einstellungen/Layout Konfiguration auf "Hinzufügen" und laden ein entsprechendes Gutschriftslayout hoch. In der Core Konfiguration legen Sie das Datumsformat und die Anzeige der Dezimalstellen fest.

Im Bereich der Experten Konfiguration empfehlen wir folgende Änderungen zu nutzen:

Translation for "Charge log title" (invoice_custom_cl_title)

Beispielwert: Ladenachweis für Beleg

 

Invoice Title - Defines the name of the invoice document, will overwrite autogenerated title information. (invoice_title)

Beispielwert: Antrag auf Auslagenersatz für Stromkosten

 

Eventuell möchten Sie auch den Begriff "Gesamtpreis" umändern auf "Gesamtbetrag". Dies können Sie mit den Experten Konfigurationen invoice_translation_total und invoice_translation_tprice.

Beispielwert: Gesamtbetrag

 

Group lines by company (invoice_group_by_company)

Wert: 1

Mit dieser Experten Konfiguration wird der Absender der Gutschrift auf die "Root" Entität geändert. Somit können Sie die Root Entität entsprechend umbenennen um sicherzustellen, dass der Absender Ihren Anforderungen entspricht.

 

• Rechnungs-Nummernkreis für Gutschriften

Im Bereich "Rechnungs-Nummernkreise" (Finanzen/Einstellungen) muss noch ein entsprechender Nummernkreis für die Gutschriften angelegt werden.

 

Gehen Sie dazu auf "Konfiguration hinzufügen". Tragen Sie einen beliebigen Namen für den Nummernkreis ein und wählen Sie ein Präfix. Tragen Sie die erste Rechnungsnummer ein, wir empfehlen hier eine mehrstellige Zahl um zu gewährleisten, dass die Rechnungsnummern durchgehend die gleiche Länge haben.

Als Rechnungstitel empfehlen wir "Auslagenersatz" einzutragen. Bei zahlkungsbedingungen wählen Sie die zuvor angelegte Bedingung aus. Bei "Gültig für Belegart" wählen Sie "Gutschrift" aus. Im Feld "Beleg Layout-Konfiguration" wählen Sie das erstellte Gutschriftslayout aus.

 

• Aktivierung "Gutschrift an Sub-CPOs"

In be.ENERGISED unter Finanzen/Tarifmanagement/Gutschrift an Sub-CPOs aktivieren Sie den automatisierten Gutschriftenlauf, über welchen dann die Gutschriften an die Dienstwagenfahrer erstellt werden.

 

CPO GUTSCHRIFTSLAUF AKTIV: Ja

AUTOMATISCHER MAILVERSAND (GUTSCHRIFT): Ja

GUTSCHRIFTEN MIT BETRAG 0 ERSTELLEN: Normalerweise auf Nein

SPRACHE: Sprache der Gutschrift, außer im CRM Kontakt ist eine Korrespondenz-Sprache konfiguriert

GUTSCHRIFT-KONFIGURATION: Hier wählen Sie den zuvor erstellten Rechnungsnummernkreis aus

STEUERKONTO: Hier wählen Sie den unter "Steuerarten" angelegten 0%igen Steuersatz aus

DISCOUNT IN PROZENT AUF COMMUNITY LADEVORGÄNGE: 0

ERLÖSKONTO FÜR GUTSCHRIFTEN: Erlöskonto gemäß der Vorgaben Ihrer Buchhaltungsabteilung

STARTDATUM FÜR GUTSCHRIFTEN: Wählen Sie das Datum aus, ab welchem Gutschriften erstellt werden sollen. Sollen die Ladevorgänge beispielsweise ab dem Monat Oktober automatisiert begutschriftet werden, so setzen Sie als Datum 01.10.2022.

 

 

In der Hauptinstanz

In der Hauptinstanz findet die Verrechnung zwischen Ihnen als Solution Partner und dem Arbeitgeber statt. 

 

5) Steuerkonfiguration

Da es sich bei dem Charge@HOME Usecase um einen durchlaufenden Posten handelt, legen wir auch hier unter Finanzen/Einstellungen/Steuerarten einen Steuersatz von 0% an.

 

Folgen Sie den exakt gleichen Schritten wie oben im Punkt "0% Steuersatz anlegen". Wir empfehlen als Name und Beschreibung "Auslagenersatz Stromkosten 0% (Durchlaufender Posten g. §10 UStG)" einzutragen.

 

Die Anwendungsregeln für den Steuersatz müssen dann, wie eben auch in der @HOME Instanz, in den "Internationalen Steuern" festgelegt werden.

 

Standort der Ladestation: alle Länder, Land des Rechnungsempfängers: alle Länder, Anwendungsbereich: Energie, Ist Unternehmen: Ignorieren, Wiederverkäufer: Ignorieren; Sub Entität: Die Entität, welcher die Identifikationsmedien zugeordnet sind; Charge at home Mandant: Home Instanz

 

6) Tarifmanagement

• Erstellen eines EMP-Verkaufstarifes

 

Erstellen Sie in der Hauptinstanz einen neuen EMP-Verkaufstarif. Prinzipiell müssen Sie dafür den neuen Tarif nur benennen. Wählen Sie einen Namen, mit welchem Sie den Tarif eindeutig als @HOME Tarif identifizieren können.

 

• Hub-Aktivierung im Tarif

 

Gehen Sie beim Tarif auf "Konditionen" und dann in den Reiter "Externes Roaming". Aktivieren Sie dort den be.ENERGISED Hub.

 

• Freischalten aller @HOME Ladestationen

 

Im Tab "Roaming-Hub Zugriffssteuerung" geben Sie alle @HOME Ladestationen des jeweiligen Flottenkunden frei. Neue Ladestationen, welche in der @HOME Instanz zu diesem Flottenkunden hinzukommen, müssen auch hier laufend aktiviert werden (laufende Konfiguration pro Dienstwagenfahrer).

 

• Konfiguration von Verkaufs- und Einkaufspreisen

Im Reiter "Verkaufspreise" müssen Sie dann nur noch in der Preiskonfiguration "EMP Purchase Price" auswählen.

 

Legen Sie dort den Zeitraum fest, für welchen diese Konfiguration angewandt werden sollte. Im Feld "be.ENERGISED CPO" wählen Sie Ihre @HOME Instanz aus. Sie haben hier sowieso nur diese zur Auswahl. Sollten Sie hier keine Auswahlmöglichkeit haben, kontaktieren Sie bitte unseren ChargePoint be.ENERGISED Support über das Anfrageformular.

Im Reiter "Einkaufspreise" fügen Sie die Preiskonfiguration "CPO Sales Price" hinzu.

 

Auch hier legen Sie einen Zeitraum fest und wählen Ihre @HOME Instanz als be.ENERGISED CPO aus. Mit diesen Konfigurationen werden die Einkaufs- und Verkaufspreise auf Basis des Tarifes, welcher in der @HOME Instanz angelegt wurde, herangezogen.

Der Verkaufspreis aus der @HOME Instanz ist dann sowohl Einkaufspreis als auch Verkaufspreis in der Hauptinstanz.

 

7) Tarif den Identifikationsmedien zuordnen

Zu guter Letzt müssen Sie den Tarif noch den entsprechenden Identifikationsmedien zuordnen.