Inhaltverzeichnis

• Allgemein
• Grundlegender Aufbau des Rechnungslayouts
  • Bereich A & B
  • Bereich C
  • Bereich D
  • Bereich E
  • Bereich F
• Core Konfiguration
• Experten Konfiguration
  • Bereich C
  • Bereich D
  • Bereich E
  • Bereich F

Der folgenden Artikel geht auf drei Themengebiete des Rechnungslayouts ein. Nach der allgemeinen Einleitung widmet sich der erste Teil dem grundlegenden Aufbau des Rechnungslayouts. Im zweiten Teil gehen wir die sogenannte Core Konfiguration durch und im dritten Teil sollen grundlegende Expertenkonfigurationen zur Anpassung Ihres Rechnungslayouts erklärt werden.

Allgemein

be.ENERGISED bietet Ihnen die Möglichkeit, einfach und übersichtlich Ihre grundlegenden Einstellungen des Rechnungslayouts zu sehen und zu ändern. Sie haben eine Liste mit Ihren Rechnungslayouts und haben die Möglichkeit ein neues Layout hinzuzufügen, ein bestehendes Layout zu bearbeiten oder auch zu löschen. Diese angelegten Layout-Konfigurationen können dann in den Rechnungsläufen verwendet werden.

Die Layout-Konfiguration finden Sie unter: Finanzen/Einstellungen/Layout Konfiguration.

Abbildung 1: Layout-Konfigurationsbereich in be.ENERGISED

Um ein neues Layout anzulegen, klicken Sie bitte auf den Button "Hinzufügen". Sie können anschließend einen beliebigen Namen für das anzulegende Layout Konfiguration vergeben.

Durch Klick auf den grünen Einstellungs-Button gelangen Sie in die Layout-Konfiguration. Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihr fertiges Template hochzuladen, welches in den Rechnungsläufen verwendet werden soll. Bitte verwenden Sie hierzu die als Download zur Verfügung stehenden Vorlagen. Diese können Sie wahlweise als PNG oder als Adobe Photoshop Datei herunterladen. 

Abbildung 2: Erstellen und Hochladen eines neuen Layouts

Grundlegender Aufbau des Rechnungslayouts

Abbildung 3: erste Seite des Rechnungslayouts

A & B

Bereich A ist die Kopfzeile und Bereich B umfasst die Fußzeile. Die Kopfzeile des Rechnungslayouts muss in der hochgeladenen PNG-Datei enthalten sein. Selbiges gilt auch für die Fußzeile. Die Kopfzeile besteht im Normalfall aus Ihrem Firmenlogo. In der Fußzeile sind üblicherweise Ihre Firmendaten und Bankverbindung angeführt. Gerade wenn Sie bei Ihren Rechnungen SEPA-Lastschrift als Zahlungsbedingung akzeptieren, sollten Sie Ihre Bankdaten in der Fußzeile anführen.

Die Kopf- und Fußzeile des Rechnungslayouts können Sie nicht über die Konfigurationsoptionen in be.ENERGISED anpassen. Diese beiden Bereiche sind fixiert und können nur durch das Hochladen eines neuen Layouts angepasst werden. 

C

Im Bereich C finden Sie die Kontaktdaten des Rechnungsempfängers, sowie darüber die Kontaktdaten des Rechnungsstellers, also Ihrer Firma oder eines Ihrer Sub-Unternehmen. Die Kontaktdaten des Rechnungsempfängers kommen aus dem CRM Kontakt. Aus dem CRM Kontakt werden der Name und die Adresse übernommen.

Die Daten des Rechnungsstellers sind die Daten, welche bei Ihrer Registrierung hinterlegt wurden. Diese Daten können nicht von Ihnen geändert werden. Sollten Sie hier eine Änderung vornehmen wollen, wenden Sie sich bitte über das Anfrageformular an den ChargePoint be.ENERGISED Support. 

Sollten Sie hier die Kontaktdaten Ihrer jeweiligen Sub-Unternehmen angezeigt haben wollen, gibt es dazu eine Experten Konfiguration. Mehr dazu weiter unten im Punkt "Experten Konfiguration".

D

Der Bereich D ist die sogenannte Info-Box. In der Info-Box werden Daten wie die Belegnummer, Datum, Rechnungszeitraum, Kundennummer und UID-Nummer aufgedruckt. Die Belegnummer ergibt sich aus dem Rechnungs-Nummernkreis, genauso wie die Zahlungsbedingungen. Datum und Zeitraum werden vom System aus aufgedruckt. Das Datum ist das Ausstellungsdatum der Rechnung und der Zeitraum ergibt sich aus dem Datum des ersten Ladevorganges in diesem Monat, sowie dem Datum des letzten Ladevorganges des Monats.

E

Der Bereich E ist der Hauptbestandteil der Rechnung. Dort finden Sie den Rechnungstitel und die einzelnen Positionen, welche verrechnet werden. Standardmäßig ist dieser Teil auf Rechnungen so aufgebaut, dass jedes Identifikationsmedium eine eigene Positionszeile erhält. In Position 1 finden Sie die Bezeichnung des Identifikationsmediums, und darunter als Position 1.1 und 1.2 die monatlichen Kosten und Kosten für Ladevorgänge. Hat Ihr Kunde/ Ihre Kundin noch ein weiteres Identifikationsmedium, welches ihm/ihr zugeordnet ist, würde dieses dann in Position 2 angeführt. Die monatlichen Kosten und die Ladevorgänge, welches auf das zweite Identifikationsmedium verbucht wurden, hätten dann Position 2.1 und 2.2.

Haben Sie in der automatisierten Abrechnung jedoch den Punkt "Aggregierte Rechnungen erstellen" aktiviert, werden die Positionen zusammengefasst.

Abbildung 4: "Aggregierte Rechnungen erstellen" aktivieren

Bei einer aggregierten Rechnung entfallen die Positionen pro Identifikationsmedium und es werden die monatlichen Kosten und Kosten für Ladevorgänge aller Identifikationsmedien dieses einen Kunden/ dieser einen Kundin zusammengefasst. Ausgehend vom oben genannten Beispiel, wo der Kunde/ die Kundin zwei Identifikationsmedien besitzt, fallen Position 1 und 2 mit der Bezeichnung der Identifikationsmedien weg. Es gibt dann eine Position für die monatlichen Grundgebühren (1.1) und eine Position für die Gesamtkosten der Ladevorgänge (1.2). Diese Möglichkeit ist gerade dann sinnvoll, wenn Ihre Kunden oft mehrere Identifikationsmedien besitzen und die Rechnung der Übersicht wegen nicht zu lange sein sollte.

Abbildung 5: Positionen bei aggregierten Rechnungen

Die Steuerbezeichnung (siehe Abb.3), welche unten links angezeigt wird, wird in den jeweiligen Steuerarten in der Beschreibung hinterlegt.

Abbildung 6: Steuerbezeichnung

Der Text darunter zu den Zahlungsbedingungen (siehe Abb.3) ist der Rechnungstext, welcher unter Finanzen/Einstellungen/Zahlungsbedingungen hinterlegt wurde. Bei Überweisungen können Sie im Feld "Rechnungstext" beispielsweise den Text: "Wir bitten Sie, den Rechnungsbetrag innerhalb von X Tagen auf das folgende Bankkonto zu überweisen: Bankname, IBAN, BIC."

Abbildung 7: Rechnungstext für Zahlungsbedingungen

F

Auf den folgenden Seiten (meist Seite 2/2), ist dann noch der detaillierte Ladenachweis angeführt. Hier sieht Ihr Kunde/Ihre Kundin, welche Ladevorgänge ihm/ihr von Ihnen in Rechnung gestellt werden.

Abbildung 8: Ladenachweis

Core Konfiguration

Abbildung 9: Core Konfiguration öffnen

Zur Core Konfiguration gelangen Sie über Finanzen/Einstellungen/Layout Konfiguration und durch Klicken auf den grünen Einstellungs-Button.

Wie oben bereits beschrieben, müssen Sie in der Core Konfiguration im Unterpunkt "Dokument Hintergrund" Ihr Rechnungslayout hochladen. Wir empfehlen eines der Templates im PNG oder PSD Format als Basisvorlage zu nehmen, welchem Sie dann Ihren Header und Footer hinzufügen. Über den "Upload" Button können Sie das Layout dann im PNG! Format hochladen (siehe Abb.2).

Im Unterpunkt "Internationalisierung" können Sie vor allem Zusatzeinstellungen zu Datumsformaten und Zahlenanzeige tätigen. 

Datumsformat für das Dokument:

(Bereich D) Gibt das Datumsformat für die Rechnung an (Infobox) und, falls die Experten Konfiguration zur Anzeige des Zeitraumes gesetzt wurde, auch diese.

Abbildung 10: Datumsformat generell

 

Datumsformat für das Zahlungsdatum:

(Bereich E) Sollten Sie einen eigenen Payment-Service-Provider nutzen und Zahlungsvorgänge auf Ihren Rechnungen anführen, dann können Sie mit dieser Einstellung das Datumsformat der Zahlungsvorgänge ändern.

Abbildung 11: Datumsformat für Zahlungsvorgänge

 

Trennzeichen für Dezimalzahlen:

(Bereich E) Hier können Sie das Trennzeichen für Dezimalstellen festlegen. ACHTUNG! Diese Einstellung hat Auswirkungen auf die Dezimalstellen aller Zahlen und Beträge auf der Rechnung, ausgenommen der Daten welche aus dem CRM-Kontakt herangezogen werden, oder über Freitextfelder eingetragen werden. Zur Auswahl stehen "," und ".".

Trennzeichen für Tausende:

(Bereich E) Hier können Sie das Trennzeichen für Tausende festlegen. ACHTUNG! Diese Einstellung hat Auswirkungen auf die Dezimalstellen aller Zahlen und Beträge auf der Rechnung, ausgenommen der Daten welche aus dem CRM-Kontakt herangezogen werden, oder über Freitextfelder eingetragen werden. Zur Auswahl stehen ","/"."/" ".

 

Menge Dezimalstellen:

(Bereich E) Hier können Sie die Dezimalstellen der Anzahl bei einzelnen Positionen in der Rechnung ändern.

Abbildung 12: Dezimalstellen Anzahl

 

Preis Dezimalstellen: 

(Bereich E) Hier können Sie einstellen, wie viele Dezimalstellen die Preise auf der Rechnung haben sollten. Bsp.: drei Dezimalstellen würden so aussehen. Betroffen von dieser Einstellungen sind der Einzelpreis und der Gesamtpreis, sowie dann der Nettobetrag, Steuerbetrag und Gesamtpreis.

Abbildung 13: drei Dezimalstellen bei Preisen

 

Verwendung der Brutto Preise in den Zeilen:

Hier können Sie einstellen, ob in der Spalte "Gesamtpreis" der Bruttobetrag, also der Einzelpreis zzgl. Steuer oder der Nettobetrag angezeigt werden soll.

Abbildung 14: Oben - Bruttopreise aktiviert, Unten - Bruttopreise deaktiviert

 

Ladevorgänge kWh Dezimalstellen:

(Bereich F) Im Ladenachweis-Bereich können Sie die Dezimalstellen des Verbrauchs über diese Konfiguration anpassen. Im Beispiel unten wurde ein Wert von vier Dezimalstellen gewählt.

Abbildung 15: Dezimalstellen bei Verbrauch im Ladenachweis

 

Ladevorgänge Preis Dezimalstellen:

(Bereich F) Über diese Konfiguration können Sie die Dezimalstellen der Preise der einzelnen Ladevorgänge anpassen. Im Beispiel unten wurden vier Dezimalstellen konfiguriert.

Abbildung 16: Dezimalstellen Preis von Ladevorgängen

 

Datumsformat für Ladevorgänge:

(Bereich F) Sie können hier ein Datumsformat für die im Ladenachweis angeführten Ladevorgänge festlegen.

 

Verwendung der Bruttopreise für die Berechnung des Lade-Prozesses:

(Bereich F) Mit dieser Einstellung können Sie festlegen, ob die Preise im Bereich der Ladenachweise Netto oder Brutto angezeigt werden.

 

Zählerwerte anzeigen:

(Bereich F) Wird dieser Punkt aktiviert, werden bei den Ladenachweisen im Bereich Verbrauch die Zählerwerte angezeigt.  Siehe zum Beispiel die Spalte Verbrauch in der Abbildung unten.

Abbildung 17: Anzeige von Zählerwerten

 

Transaktions-ID anzeigen:

(Bereich F) Wenn Sie diese Konfiguration auf JA setzen, werden im Ladenachweis zu den einzelnen Ladevorgangsdaten zusätzlich die Transaktions-IDs aufgedruckt. Diese ID ist die sogenannte Session ID im Ladevorgangsdatenblatt.

Abbildung 18: Anzeige der Transaktions-ID

 

Elektronische Rechnung aktivieren:

(Bereich F) Dieser Punkt ist nur relevant, wenn Sie ZUGFeRD nutzen möchten.

 

Firmennummer auf Rechnung anzeigen:

(Bereich D) Es ist derzeit nicht möglich, die Firmennummer auf der Rechnung aufzudrucken.

 

Experten Konfiguration

Abbildung 19: Zur Experten Konfiguration gelangen

 

Mit der "Experten Konfiguration" können Sie weitere Parameter setzen, um Ihr Rechnungslayout anzupassen. Im Folgenden wird auf die grundlegenden Konfigurationen eingegangen, welche Sie als Kunde hier treffen können. 

Abbildung 20: Bereiche im Rechnungslayout

 

Bereich C

invoice_group_by_company

Bei entitätsbasierter Abrechnung können Sie mit dieser Konfiguration den Rechnungsabsender auf die jeweilige Entität, welcher die Ladestation oder das Identifikationsmedium zugeordnet ist, ändern.

 

Bereich D

Standardfelder in der Infobox (BereichD) wie Belegnummer, Datum, Zahlungsbedingungen, Kundennummer und UID-Nummer können nicht ausgeblendet werden. Die "invoice_translation_..." Konfigurationen können nicht übersetzt werden, da es sich um Freitext-Felder handelt!

 

invoice_translation_info_invno

Mit dieser Experten Konfiguration können Sie den Begriff "Belegnummer" beliebig umbenennen. Beim Feld "Wert" handelt es sich um ein Freitext-Feld, welches beliebeig befüllt werden kann.

 

invoice_show_invoicing_period

Mit dieser Konfiguration können Sie festlegen, ob der Rechnungszeitraum in der Info-Box aufgedruckt werden soll. Das "Von" Datum ist das Startdatum des ersten Ladevorganges, welcher im Rahmen dieser Rechnung verrechnet wird. Das "Bis" Datum ist das Enddatum des letzten Ladevorganges, welcher mit dieser Rechung verrechnet wird. Im "Wert" Feld können Sie 1 zum Aktivieren oder 0 zum Deaktivieren eintragen.

 

invoice_translation_info_pterms

Hier können Sie die Zahlungsbedingungen umbenennen. Es handelt sich, wie bei allen invoice_translation Konfigurationen um ein Freitext-Feld.

 

invoice_translation_info_date

Mit dieser Konfiguration können Sie das Rechnungsdatum umbenennen. 

 

invoice_translation_info_cusno

Damit kann die Kundennummer in der Info-Box umbenannt werden. 

 

invoice_translation_info_cusvat

Mit dieser Konfiguration können Sie das Feld "Ihre UID Nummer" umbenennen.

 

invoice_translation_info_page

Hiermit können Sie den Begriff "Seite" in der Info-Box umbenennen.

 

Bereich E

invoice_title 

Mit der Experten Konfiguration invoice_title können Sie den Titel der Rechnung ändern, welcher standardmäßig "Rechnung" lautet. Auch hier finden Sie ein Freitext-Feld vor, das Sie beliebig füllen können.

Abbildung 21: Rechnungstitel ändern

 

invoice_translation_pos

Mit dieser Konfiguration können Sie den Positionsnamen umbenennen. 

Abbildung 22: "Pos." Text ändern

 

invoice_translation_description

Damit können Sie das Wort "Beschreibung" umbenennen.

Abbildung 23: "Beschreibung" umbenennen

 

invoice_translation_quantity

Ändert "Anz" auf einen beliebigen Text.

Abbildung 24: "Anz." ändern

 

invoice_translation_tprice

Hier kann das Wort "Gesamtpreis" durch ine andere Bezeichnung ersetzt werden.

Abbildung 25: "Gesamtpreis" ändern

 

invoice_translation_uprice

Ändert den Begriff "Einzelpreis".

Abbildung 26: "Einzelpreis" ändern

 

invoice_translation_total

Ersetzt den Begriff "Gesamtpreis" durch einen beliebigen Text.

Abbildung 27: "Gesamtpreis" ändern

 

invoice_conversion_currency

Mit dieser Expertenkonfiguration können Sie eine zusätzliche Währung für den Gesamtpreis in der Rechnung anführen. Zusätzlich haben Sie in der Zeile darunter den tagesaktuellen Wechselkurs (Wechselkurs von dem Tag, an welchem die Rechnung ausgestellt wurde).

Abbildung 28: zusätzliche Währung anzeigen

 

In der Expertenkonfiguration finden Sie ein Drop-Down-Feld mit den verfügbaren Währungen vor, aus welchen Sie auswählen können.

Abbildung 29: Drop-Down-Feld für Währungen

 

Bereich F

invoice_hide_charging_history

Abbildung 30: Ladenachweis-Historie nicht anzeigen lassen

 

Mit dieser Experten Konfiguration können Sie die Anzeige des Ladenachweises verhindern. Die Rechnung besteht dann nur aus der Auflistung der Identifikationsmedien plus Kosten (Seite 1 wie in Abbildung 20) ohne die detaillierte Auflistung der einzelnen Ladevorgänge , wie in der Abbildung oben.

 

invoice_custom_cl_title

Übersetzt den Titel des Ladenachweises.

Abbildung 31: Ladenachweis Titel ändern