Inhaltverzeichnis
Der folgenden Artikel geht auf drei Themengebiete des Rechnungslayouts ein. Nach der allgemeinen Einleitung widmet sich der erste Teil dem grundlegenden Aufbau des Rechnungslayouts. Im zweiten Teil gehen wir die sogenannte Core Konfiguration durch und im dritten Teil sollen grundlegende Expertenkonfigurationen zur Anpassung Ihres Rechnungslayouts erklärt werden.
Allgemein
be.ENERGISED bietet Ihnen die Möglichkeit, einfach und übersichtlich Ihre grundlegenden Einstellungen des Rechnungslayouts zu sehen und zu ändern. Sie haben eine Liste mit Ihren Rechnungslayouts und haben die Möglichkeit ein neues Layout hinzuzufügen, ein bestehendes Layout zu bearbeiten oder auch zu löschen. Diese angelegten Layout-Konfigurationen können dann in den Rechnungsläufen verwendet werden.
Die Layout-Konfiguration finden Sie unter: Finanzen/Einstellungen/Layout Konfiguration.
Abbildung 1: Layout-Konfigurationsbereich in be.ENERGISED
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Das Recht "Änderungen des Rechnungslayouts vornehmen" muss unter Benutzerverwaltung/Gruppen/Finanzen für die gewünschten Nutzergruppen aktiviert werden. Weiter Informationen zur Aktivierung finden Sie im Artikel zur Rechteverwaltung. |
Um ein neues Layout anzulegen, klicken Sie bitte auf den Button "Hinzufügen". Sie können anschließend einen beliebigen Namen für das anzulegende Layout Konfiguration vergeben.
Durch Klick auf den grünen Einstellungs-Button gelangen Sie in die Layout-Konfiguration. Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihr fertiges Template hochzuladen, welches in den Rechnungsläufen verwendet werden soll. Bitte verwenden Sie hierzu die als Download zur Verfügung stehenden Vorlagen. Diese können Sie wahlweise als PNG oder als Adobe Photoshop Datei herunterladen.
Abbildung 2: Erstellen und Hochladen eines neuen Layouts
Hinsichtlich der Größenvorgaben und den Bereichsabmessungen für die Kopf- und Fußzeile Ihres Rechnungslayouts können Sie sich nach der folgenden Abbildung richten.
Abbildung 3: Bereichsabmessungen
Grundlegender Aufbau des Rechnungslayouts
Abbildung 4: erste Seite des Rechnungslayouts
A & B
Bereich A ist die Kopfzeile und Bereich B umfasst die Fußzeile. Die Kopfzeile des Rechnungslayouts muss in der hochgeladenen PNG-Datei enthalten sein. Selbiges gilt auch für die Fußzeile. Die Kopfzeile besteht im Normalfall aus Ihrem Firmenlogo. In der Fußzeile sind üblicherweise Ihre Firmendaten und Bankverbindung angeführt. Gerade wenn Sie bei Ihren Rechnungen SEPA-Lastschrift als Zahlungsbedingung akzeptieren, sollten Sie Ihre Bankdaten in der Fußzeile anführen.
Die Kopf- und Fußzeile des Rechnungslayouts können Sie nicht über die Konfigurationsoptionen in be.ENERGISED anpassen. Diese beiden Bereiche sind fixiert und können nur durch das Hochladen eines neuen Layouts angepasst werden.
C
Im Bereich C finden Sie die Kontaktdaten des Rechnungsempfängers, sowie darüber die Kontaktdaten des Rechnungsstellers, also Ihrer Firma oder eines Ihrer Sub-Unternehmen. Die Kontaktdaten des Rechnungsempfängers kommen aus dem CRM Kontakt. Aus dem CRM Kontakt werden der Name und die Adresse übernommen.
Die Daten des Rechnungsstellers sind die Daten, welche bei Ihrer Registrierung hinterlegt wurden. Diese Daten können nicht von Ihnen geändert werden. Sollten Sie hier eine Änderung vornehmen wollen, wenden Sie sich bitte über das Anfrageformular an den ChargePoint be.ENERGISED Support.
Sollten Sie hier die Kontaktdaten Ihrer jeweiligen Sub-Unternehmen angezeigt haben wollen, gibt es dazu eine Experten Konfiguration. Mehr dazu weiter unten im Punkt "Experten Konfiguration".
D
Der Bereich D ist die sogenannte Info-Box. In der Info-Box werden Daten wie die Belegnummer, Datum, Rechnungszeitraum, Kundennummer und UID-Nummer aufgedruckt. Die Belegnummer ergibt sich aus dem Rechnungs-Nummernkreis, genauso wie die Zahlungsbedingungen. Datum und Zeitraum werden vom System aus aufgedruckt. Das Datum ist das Ausstellungsdatum der Rechnung und der Zeitraum ergibt sich aus dem Datum des ersten Ladevorganges in diesem Monat, sowie dem Datum des letzten Ladevorganges des Monats.
E
Der Bereich E ist der Hauptbestandteil der Rechnung. Dort finden Sie den Rechnungstitel und die einzelnen Positionen, welche verrechnet werden. Standardmäßig ist dieser Teil auf Rechnungen so aufgebaut, dass jedes Identifikationsmedium eine eigene Positionszeile erhält. In Position 1 finden Sie die Bezeichnung des Identifikationsmediums, und darunter als Position 1.1 und 1.2 die monatlichen Kosten und Kosten für Ladevorgänge. Hat Ihr Kunde/ Ihre Kundin noch ein weiteres Identifikationsmedium, welches ihm/ihr zugeordnet ist, würde dieses dann in Position 2 angeführt. Die monatlichen Kosten und die Ladevorgänge, welches auf das zweite Identifikationsmedium verbucht wurden, hätten dann Position 2.1 und 2.2.
Haben Sie in der automatisierten Abrechnung jedoch den Punkt "Aggregierte Rechnungen erstellen" aktiviert, werden die Positionen zusammengefasst.
Abbildung 5: "Aggregierte Rechnungen erstellen" aktivieren
Bei einer aggregierten Rechnung entfallen die Positionen pro Identifikationsmedium und es werden die monatlichen Kosten und Kosten für Ladevorgänge aller Identifikationsmedien dieses einen Kunden/ dieser einen Kundin zusammengefasst. Ausgehend vom oben genannten Beispiel, wo der Kunde/ die Kundin zwei Identifikationsmedien besitzt, fallen Position 1 und 2 mit der Bezeichnung der Identifikationsmedien weg. Es gibt dann eine Position für die monatlichen Grundgebühren (1.1) und eine Position für die Gesamtkosten der Ladevorgänge (1.2). Diese Möglichkeit ist gerade dann sinnvoll, wenn Ihre Kunden oft mehrere Identifikationsmedien besitzen und die Rechnung der Übersicht wegen nicht zu lange sein sollte.
Abbildung 6: Positionen bei aggregierten Rechnungen
Die Steuerbezeichnung (siehe Abb.4), welche unten links angezeigt wird, wird in den jeweiligen Steuerarten in der Beschreibung hinterlegt.
Abbildung 7: Steuerbezeichnung
Der Text darunter zu den Zahlungsbedingungen (siehe Abb.4) ist der Rechnungstext, welcher unter Finanzen/Einstellungen/Zahlungsbedingungen hinterlegt wurde. Bei Überweisungen können Sie im Feld "Rechnungstext" beispielsweise den Text: "Wir bitten Sie, den Rechnungsbetrag innerhalb von X Tagen auf das folgende Bankkonto zu überweisen: Bankname, IBAN, BIC."
Abbildung 8: Rechnungstext für Zahlungsbedingungen
F
Auf den folgenden Seiten (meist Seite 2/2), ist dann noch der detaillierte Ladenachweis angeführt. Hier sieht Ihr Kunde/Ihre Kundin, welche Ladevorgänge ihm/ihr von Ihnen in Rechnung gestellt werden.
Abbildung 9: Ladenachweis
Core Konfiguration
Abbildung 10: Core Konfiguration öffnen
Zur Core Konfiguration gelangen Sie über Finanzen/Einstellungen/Layout Konfiguration und durch Klicken auf den grünen Einstellungs-Button.
Wie oben bereits beschrieben, müssen Sie in der Core Konfiguration im Unterpunkt "Dokument Hintergrund" Ihr Rechnungslayout hochladen. Wir empfehlen eines der Templates im PNG oder PSD Format als Basisvorlage zu nehmen, welchem Sie dann Ihren Header und Footer hinzufügen. Über den "Upload" Button können Sie das Layout dann im PNG! Format hochladen (siehe Abb.2).
Im Unterpunkt "Internationalisierung" können Sie vor allem Zusatzeinstellungen zu Datumsformaten und Zahlenanzeige tätigen.
Abbildung 11: Datumsformat generell
Datumsformat für das Zahlungsdatum:
Abbildung 12: Datumsformat für Zahlungsvorgänge
Trennzeichen für Dezimalzahlen:
Abbildung 13: Dezimalstellen Anzahl
Abbildung 14: drei Dezimalstellen bei Preisen
Abbildung 15: Oben - Bruttopreise aktiviert, Unten - Bruttopreise deaktiviert
Ladevorgänge kWh Dezimalstellen:
Abbildung 16: Dezimalstellen bei Verbrauch im Ladenachweis
Ladevorgänge Preis Dezimalstellen:
Abbildung 17: Dezimalstellen Preis von Ladevorgängen
Abbildung 18: Anzeige von Zählerwerten
Abbildung 19: Anzeige der Transaktions-ID
(Bereich D) Es ist derzeit nicht möglich, die Firmennummer auf der Rechnung aufzudrucken.
Experten Konfiguration
Abbildung 20: Zur Experten Konfiguration gelangen
Mit der "Experten Konfiguration" können Sie weitere Parameter setzen, um Ihr Rechnungslayout anzupassen. Im Folgenden wird auf die grundlegenden Konfigurationen eingegangen, welche Sie als Kunde hier treffen können.
Abbildung 21: Bereiche im Rechnungslayout
Bereich C
invoice_group_by_company
Bei entitätsbasierter Abrechnung können Sie mit dieser Konfiguration den Rechnungsabsender auf die jeweilige Entität, welcher die Ladestation oder das Identifikationsmedium zugeordnet ist, ändern.
Bereich D
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Standardfelder in der Infobox (BereichD) wie Belegnummer, Datum, Zahlungsbedingungen, Kundennummer und UID-Nummer können nicht ausgeblendet werden. Die "invoice_translation_..." Konfigurationen können nicht übersetzt werden, da es sich um Freitext-Felder handelt! |
invoice_translation_info_invno
Mit dieser Experten Konfiguration können Sie den Begriff "Belegnummer" beliebig umbenennen. Beim Feld "Wert" handelt es sich um ein Freitext-Feld, welches beliebeig befüllt werden kann.
invoice_show_invoicing_period
Mit dieser Konfiguration können Sie festlegen, ob der Rechnungszeitraum in der Info-Box aufgedruckt werden soll. Das "Von" Datum ist das Startdatum des ersten Ladevorganges, welcher im Rahmen dieser Rechnung verrechnet wird. Das "Bis" Datum ist das Enddatum des letzten Ladevorganges, welcher mit dieser Rechung verrechnet wird. Im "Wert" Feld können Sie 1 zum Aktivieren oder 0 zum Deaktivieren eintragen.
invoice_translation_info_pterms
Hier können Sie die Zahlungsbedingungen umbenennen. Es handelt sich, wie bei allen invoice_translation Konfigurationen um ein Freitext-Feld.
invoice_translation_info_date
Mit dieser Konfiguration können Sie das Rechnungsdatum umbenennen.
invoice_translation_info_cusno
Damit kann die Kundennummer in der Info-Box umbenannt werden.
invoice_translation_info_cusvat
Mit dieser Konfiguration können Sie das Feld "Ihre UID Nummer" umbenennen.
invoice_translation_info_page
Hiermit können Sie den Begriff "Seite" in der Info-Box umbenennen.
Bereich E
invoice_title
Mit der Experten Konfiguration invoice_title können Sie den Titel der Rechnung ändern, welcher standardmäßig "Rechnung" lautet. Auch hier finden Sie ein Freitext-Feld vor, das Sie beliebig füllen können.
Abbildung 22: Rechnungstitel ändern
invoice_translation_pos
Mit dieser Konfiguration können Sie den Positionsnamen umbenennen.
Abbildung 23: "Pos." Text ändern
invoice_translation_description
Damit können Sie das Wort "Beschreibung" umbenennen.
Abbildung 24: "Beschreibung" umbenennen
invoice_translation_quantity
Ändert "Anz" auf einen beliebigen Text.
Abbildung 25: "Anz." ändern
invoice_translation_tprice
Hier kann das Wort "Gesamtpreis" durch ine andere Bezeichnung ersetzt werden.
Abbildung 26: "Gesamtpreis" ändern
invoice_translation_uprice
Ändert den Begriff "Einzelpreis".
Abbildung 27: "Einzelpreis" ändern
invoice_translation_total
Ersetzt den Begriff "Gesamtpreis" durch einen beliebigen Text.
Abbildung 28: "Gesamtpreis" ändern
invoice_conversion_currency
Mit dieser Expertenkonfiguration können Sie eine zusätzliche Währung für den Gesamtpreis in der Rechnung anführen. Zusätzlich haben Sie in der Zeile darunter den tagesaktuellen Wechselkurs (Wechselkurs von dem Tag, an welchem die Rechnung ausgestellt wurde).
Abbildung 29: zusätzliche Währung anzeigen
In der Expertenkonfiguration finden Sie ein Drop-Down-Feld mit den verfügbaren Währungen vor, aus welchen Sie auswählen können.
Abbildung 30: Drop-Down-Feld für Währungen
Bereich F
invoice_hide_charging_history
Abbildung 31: Ladenachweis-Historie nicht anzeigen lassen
Mit dieser Experten Konfiguration können Sie die Anzeige des Ladenachweises verhindern. Die Rechnung besteht dann nur aus der Auflistung der Identifikationsmedien plus Kosten (Seite 1 wie in Abbildung 21) ohne die detaillierte Auflistung der einzelnen Ladevorgänge , wie in der Abbildung oben.
invoice_custom_cl_title
Übersetzt den Titel des Ladenachweises.
Abbildung 32: Ladenachweis Titel ändern
Andere
invoice_force_mail_subject
Um bei der E-Mail, welche durch den automatisierten Rechnungslauf an Ihre Kunden verschickt wird und in welcher die Rechnung/Gutschrift angehängt ist, den Betreff zu ändern, müssen Sie im ersten Schritt diese Expertenkonfiguration aktivieren. Um dies zu tun, tragen Sie im Feld "Wert" die Zahl "1" (ohne Anführungszeichen) ein.
Abbildung 33: invoice_force_mail_subject
invoice_mail_subject
Mit dieser Expertenkonfiguration legen Sie dann den individuellen Betreff Ihrer E-Mail fest.
Abbildung 34: invoice_mail_subject
Version: 2023-10-20 08:29:06 UTC