Über be.ENERGISED haben Sie die Möglichkeit, manuelle Gutschriften zu erstellen.

 

Bitte beachten Sie, dass für das Erstellen und Bearbeiten von Gutschriften die dazugehörigen Rechte notwendig sind. Nicht jede be.ENERGISED Lizenz hat Zugriff auf diese Rechte. Überprüfen Sie daher, ob Ihre Lizenz das jeweilige Recht beinhaltet und ob Sie dieses gegebenenfalls für Ihre Benutzergruppe freischalten müssen. Mehr Informationen zur allgemeinen Rechteverwaltung finden Sie hier.

 

Das Erstellen von manuellen Gutschriften unterscheidet sich nicht wesentlich vom Erstellen von manuellen Rechnungen. Wie man manuelle Rechnungen erstellt, finden Sie hier.

 

Erstellen einer manuellen Gutschrift

Bitte beachten Sie, dass für das Erstellen einer manuellen Gutschrift (oder auch Rechnung) je nach Ihrer Lizenz und abgeschlossenen Vertragsbedingungen Kosten anfallen können. Diese Kosten fallen an, sobald Sie die Gutschrift abschließen. Für eine Gutschrift im Entwurfsstatus fallen keine Kosten an.

 

Es gibt zwei Möglichkeiten, um eine manuelle Gutschrift zu erstellen. Die erste ist das Erstellen einer manuellen Gutschrift, die sich nicht auf eine bereits bestehenden Rechnung bezieht. Die zweite ist das Erstellen einer manuellen Gutschrift basieren auf einer bestehenden Rechnung, die damit storniert werden sollte.

 

Zunächst gehen wir auf die erste Möglichkeit ein, wo eine neue manuelle Gutschrift von Grund auf erstellt wird.

 

Manuelle Gutschrift neu erstellen

In be.ENERGISED gehen Sie unter Finanzen/Belegführung auf Gutschriften und anschließend auf Gutschrift hinzufügen.

Danach geben Sie die Grunddaten der Gutschrift ein.

 

 

Name: gibt den Namen/Bezeichnung der Gutschrift an. Der Name der Gutschrift ist nur für Sie in be.ENERGISED ersichtlich. Der Empfänger der Gutschrift wird diesen Namen nicht auf der erstellten Gutschrift vorfinden.

 

Kontakt: ist der Gutschriftsempfänger. Dieser muss unter CRM/Alle Kunden angelegt sein. Nur angelegte Kontakte stehen Ihnen hier zur Auswahl. Mehr Informationen zum CRM finden Sie in diesem Artikel.

 

Rechnungskreis: hier wählen Sie den passenden, von Ihnen zuvor angelegten Rechnungs-Nummernkreis aus (werden unter Finanzen/Einstellungen/Rechnungs-Nummernkreise konfiguriert). Zur Auswahl stehen Ihnen hier nur die Rechnungs-Nummernkreise, welche im Feld "Gültig für Belegart": Gutschrift eingestellt haben.

Näheres bezüglich Konfiguration von Rechnung-Nummernkreise finden Sie hier.

 

Währung: hier wählen Sie die Währung für diese Gutschrift aus.

 

Belegdatum: gibt das Erstelldatum der manuellen Gutschrift an. Dieses Datum ist dann auch auf der Gutschrift an den Empfänger ersichtlich.

 

Sprache: gibt die Dokumentsprache an. Diese kann im Nachhinein nicht mehr geändert werden! 

 

Referenz: ist eine für Sie intern gedachte Referenz. Diese ist für den Empfänger auf der Gutschrift nicht ersichtlich.

 

Kunden-Referenz: dies ist die Referenz für den Kunden, sprich den Empfänger der Gutschrift. Diese Referenz wird auf der endgültigen Gutschrift rechts oben im sogenannten Infofeld angezeigt. Dieses Feld dient dem Empfänger als Hilfe, um die Gutschrift zuordnen zu können.

Referenz und Kunden-Referenz sind optionale Felder und müssen nicht zwingend befüllt werden.

 

Nachdem Sie alle Daten eingetragen haben, gehen Sie auf Daten speichern und Sie werden in die nächste Ansicht zur weiteren Konfiguration Ihrer manuellen Gutschrift weitergeleitet.

 

Detailkonfiguration

Eine Gutschrift, kann nur bearbeitet oder gelöscht werden, solange sich diese im Status Entwurf befindet! Dies ist nur bei manuell erstellten Gutschriften möglich. Automatisch generierte Gutschriften werden vom System sofort im Status "Offen" angelegt.

 

Empfänger

Der Empfänger kann nach Erstellung der Gutschrift nicht mehr abgeändert werden.  

Sie haben die Möglichkeit, einen Ansprechpartner hinzuzufügen. Ist dieser einmal eingetragen, kann der Ansprechpartner zwar noch geändert, jedoch nicht gelöscht werden. 

 

Lieferung an

Sollte die Anforderung einer abweichenden Lieferadresse bestehen, kann ein gesonderter Lieferkontakt aus Ihren CRM Kontakten ausgewählt werden. 

 

Dokument-Details

Kundennummer: Gibt die Kundennummer des Empfängers an. Durch Klicken auf die Nummer, werden Sie direkt auf das Kontaktdatenblatt des Empfängers weitergeleitet.

Referenz: Siehe Grunddaten der Gutschrift.

Kunden-Referenz: Siehe Grunddaten der Gutschrift.

Bestelldatum: Hier können Sie das Datum eintragen, an welchem Sie die Bestellung entgegengenommen haben. Dieses Feld ist eher für Rechnungen als für Gutschriften relevant.

Zahlungsbedingung: Hier wird die Zahlungsbedingung angezeigt, welche beim Empfänger-CRM Kontakt als Standard Zahlungsbedingung hinterlegt ist. Ist beim CRM Kontakt keine Zahlungsbedingung hinterlegt, ist dieses Feld vorerst leer und Sie müssen manuell eine Zahlungsbedingung hinterlegen. Die Zahlungsbedingungen werden unterhalb der Artikelpositionen auf der Gutschrift aufgedruckt.

Vertriebsmitarbeiter und Bearbeiter: Der hier hinterlegte Kontakt kann aus Ihren angelegten Usern unter Benutzerverwaltung ausgewählt werden.

Dokumentsprache: Wurde beim Erstellen der Rechnung eingetragen. Kann in diesem Schritt nicht mehr geändert werden.

Beleg Layout: Wenn im ausgewählten Rechnungs-Nummernkreis kein Layout im Punkt “Beleg Layout-Konfiguration" hinterlegt wurde, dann wird hier automatisch das Standardlayout hinterlegt. Ansonsten wird das im Rechnungs-Nummernkreis angeführte Rechnungslayout hinterlegt. Sie können dies aber noch im Nachhinein ändern, indem Sie hier auch aus den von Ihren hinterlegten Rechnungslayouts auswählen können. 

 

Belegposition hinzufügen

Beim Erstellen einer manuellen Gutschrift können Sie hier individuell die von Ihnen gewünschten Belegpositionen für Artikel, Waren oder Dienstleistungen hinzufügen. Dies erzielen Sie unter Belegposition hinzufügen/Manuelle Position hinzufügen.  

 

Reiter "Positionsdaten"

Positions-Bezeichnung: Benennung der Position/ des Artikels

Detaillierte Beschreibung: Hier können Sie die Position/ den Artikel genauer beschreiben

Danach können Sie die Anzahl, den Preis und den Steuersatz für den Artikel eintragen. Unter Steuersatz stehen Ihnen die Steuersätze zur Auswahl, welche Sie unter Finanzen/Einstellungen/Steuerarten angelegt haben.

 

Reiter "Buchhaltung"

Hier können Sie das Erlös- beziehungsweise das Aufwandskonto hinterlegen. Bitte kontaktieren Sie Ihre Buchhaltungsabteilung bei Fragen zum Erlöskonto oder zum Aufwandskonto.

 

Bitte beachten Sie, dass eine Angabe eines Erlöskontos zwar nicht verpflichtend ist, eine Nicht-Angabe aber zu einem Warnhinweis im Reiter "Buchhaltung" der Rechnung führt, erkennbar durch ein rotes Warndreieck.

 

Reiter "Logistik"

Hier kann ein Lieferdatum oder ein gewünschtes Lieferdatum eingetragen werden. Das Lieferdatum wird auf der Gutschrift aufgedruckt. Das gewünschte Lieferdatum ist im Gutschrifts-PDF nicht ersichtlich.

 

Wenn alles nach Ihren Wünschen eingetragen wurde, klicken Sie auf Manuelle Position hinzufügen. 

Diese Schritte führen Sie für jeden Artikel durch, den die manuell erstellte Gutschrift beinhalten soll.

 

"Kommentare", "Buchhaltung", "Verkaufs Prozessmatrix"

Unter Kommentare können Sie Kommentare hinzufügen, die für Ihr Unternehmen intern gedacht sind. Weiters sehen Sie dort auch, an wen die Gutschrift geschickt wurde. 

Kommentare können nur hinzugefügt werden, wenn Ihre Lizenz über das entsprechende Recht verfügt. Dieses Recht ist nicht in jeder Lizenz enthalten. Überprüfen Sie daher, ob Ihre Lizenz das jeweilige Recht beinhaltet und ob Sie dieses gegebenenfalls für Ihre Benutzergruppe freischalten müssen. Mehr Informationen zur allgemeinen Rechteverwaltung finden Sie hier.

 

Unter Buchhaltung finden Sie eine detaillierte Auflistung aller Artikel mit deren Preisen und Steuersätzen. Das Erlöskonto wird von Ihnen manuell, wie oben beschreiben, eingetragen. Das Steuerkonto ist jenes Konto, welches im Steuersatz (Finanzen/Einstellungen/Steuerarten) von Ihnen im Punkt Finanzkonto eingetragen wurde.

 

In der Verkaufs-Prozessmatrix finden Sie eine Auflistung aller Artikel und können den Verkaufsprozess nachvollziehen.

 

Beleg abschließen

Sobald die Gutschrift fertig konfiguriert wurde, können Sie diese über BELEG ABSCHLIESSEN fertigstellen. Bevor Sie den Beleg abschließen, ist es noch möglich, diesen zu löschen. Nach Abschließen des Beleges ist dies nicht mehr möglich. Sie können den Gutschriftsentwurf vor Abschluss auch als PDF speichern. Dies dient als Vorschau und zeigt Ihnen die Gutschrift so an, wie sie derzeit erstellt wurde.

Nachdem der Beleg abgeschlossen wurde, wechselt Ihre Gutschrift in den Status "Offen".

"Offene" Gutschriften können dann per E-Mail an den Empfänger geschickt werden, storniert werden (hier wird automatisch eine Rechnung erstellt) und nach Durchführung der Auszahlung das Dokument als "Abgeschlossen" markiert werden.

 

 

Manuelle Gutschrift: Stornierung einer Rechnung

In be.ENERGISED werden Rechnungen durch das Erstellen einer entsprechenden Gutschrift storniert.

Gehen Sie dazu auf eine Rechnung, die entweder im Status "Offen" oder "Abgeschlossen" ist. 

 

Neue Belegart: Ist dann Gutschrift.

Name: Kann geändert werden. Standardmäßig wird der Name der Rechnung eingetragen.

Rechnungskreis: Hier müssen Sie den korrekten Rechnungs-Nummernkreis für die Gutschrift hinterlegen.

Belegdatum: Hier ist automatisch das heutige Datum eingetragen, kann aber auch entsprechend geändert werden.

Sprache: Hier können Sie die Dokumentsprache auswählen.

Referenz: Hier wird standardmäßig die Rechnungsnummer hinterlegt, um die Gutschrift nachvollziehbar zu machen.

 

Positionen kopieren: Unter "Positionen kopieren" kann der gesamte Beleg oder einzelne Positionen storniert (bzw. begutschriftet) werden.

 

Nachdem alle Felder entsprechend befüllt wurden gehen Sie auf "Daten speichern".

Es wird ein Folgebeleg in Form einer Gutschrift erstellt, welche sich im Entwurfsstatus befindet.
Gehen Sie nun unter Finanzen auf den Reiter "Gutschrift". Die Gutschrift kann noch bearbeitet werden, wie Sie es von Gutschriften und Rechnungen im Entwurfsstatus gewohnt sind.  Mit „BELEG ABSCHLIESSEN“ wird die Gutschrift dann tatsächlich abgeschlossen und erstellt.