be.ENERGISED bietet Ihnen die Möglichkeit, manuell Rechnungen zu erstellen.
Bitte beachten Sie, dass für das Erstellen und Bearbeiten von Rechnungen die dazugehörigen Rechte notwendig sind. Nicht jede be.ENERGISED Lizenz hat Zugriff auf diese Rechte. Überprüfen Sie daher, ob Ihre Lizenz das jeweilige Recht beinhaltet und ob Sie dieses gegebenenfalls für Ihre Benutzergruppe freischalten müssen. Mehr Informationen zur allgemeinen Rechteverwaltung finden Sie hier. |
Im Folgenden werden die einzelnen Auswahlmöglichkeiten beim Erstellen einer Rechnung erklärt.
Erstellen einer neuen Rechnung
- In be.ENERGISED gehen Sie unter Finanzen/Belegführung auf Rechnungen und anschließend auf Neue Rechnung erstellen.
- Im nächsten Schritt geben Sie die Grunddaten der Rechnung ein
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- Name: gibt den Namen/Bezeichnung der Rechnung an. Der Name der Rechnung ist nur für Sie in be.ENERGISED ersichtlich. Der Rechnungsempfänger wird diesen Namen nicht auf der erstellten Rechnung vorfinden
- Kontakt: ist der Rechnungsempfänger. Dieser muss unter CRM/Alle Kunden angelegt sein. Nur angelegte Kontakte stehen Ihnen hier zur Auswahl. Mehr Infos zu CRM finden Sie in diesem Artikel.
- Rechnungskreis: hier wählen Sie den passenden, von Ihnen zuvor angelegten Rechnungs-Nummernkreis aus. Näheres bezüglich Konfiguration von Rechnung-Nummernkreise finden Sie hier.
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Um einen Rechnungs-Nummernkreis für eine manuell erstellte Rechnung auswählen zu können, muss bei diesem im Punkt Gültig für Belegart "Rechnung" ausgewählt sein. Ihre Rechnungs-Nummernkreise können Sie unter Finanzen/Einstellungen/Rechnungs-Nummernkreise konfigurieren. |
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- Währung: hier wählen Sie die Währung für diese Rechnung aus
- Belegdatum: gibt das Erstelldatum der manuellen Rechnung an. Dieses Datum ist dann auch auf der Rechnung an den Rechnungsempfänger ersichtlich.
- Sprache: gibt die Dokumentsprache an. Diese kann im Nachhinein nicht mehr geändert werden!
- Referenz: ist eine für Sie intern gedachte Referenz. Diese ist für den Rechnungsempfänger auf der Rechnung nicht ersichtlich.
- Kunden-Referenz: dies ist die Referenz für den Kunden, sprich den Rechnungsempfänger. Diese Referenz wird auf der endgültigen Rechnung rechts oben im sogenannten Infofeld angezeigt. Dieses Feld dient dem Empfänger als Hilfe, um die Rechnung zuordnen zu können.
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Referenz und Kunden-Referenz sind optionale Felder und müssen nicht zwingend befüllt werden. |
Danach gehen Sie auf Daten speichern und Sie werden in die nächste Ansicht zur weiteren Konfiguration Ihrer manuellen Rechnung weitergeleitet.
Detailkonfiguration
Eine Rechnung, kann nur bearbeitet oder gelöscht werden, solange sich diese im Status Entwurf befindet! Dies ist nur bei manuell erstellten Rechnungen möglich. Automatische Rechnungen werden vom System sofort im Status Offen angelegt. |
Empfänger
Der Empfänger kann nach Erstellung der Rechnung nicht mehr abgeändert werden.
Sie haben die Möglichkeit einen Ansprechpartner hinzuzufügen. Ist dieser einmal eingetragen, kann der Ansprechpartner zwar noch geändert, jedoch nicht gelöscht werden.
Lieferung an
Sollte die Anforderung einer abweichenden Lieferadresse bestehen, kann ein gesonderter Lieferkontakt aus Ihren CRM Kontakten ausgewählt werden.
Dokument-Details
Kundennummer: gibt die Kundennummer des Empfängers an. Durch Klicken auf die Nummer, werden Sie direkt auf das Kontaktdatenblatt des Empfängers weitergeleitet
Referenz: Siehe oben
Kunden-Referenz: Siehe oben
Bestelldatum: hier können Sie das Datum eintragen, an welchem Sie die Bestellung entgegengenommen haben.
Zahlungsbedingung: Hier wird die Zahlungsbedingung angezeigt, welche beim Empfänger-CRM Kontakt als Standard Zahlungsbedingung hinterlegt ist. Ist beim CRM Kontakt keine Zahlungsbedingung hinterlegt, ist dieses Feld vorerst leer und Sie müssen manuell eine Zahlungsbedingung hinterlegen.
Vertriebsmitarbeiter und Bearbeiter: Der hier hinterlegte Kontakt kann aus Ihren angelegten Usern unter Benutzerverwaltung ausgewählt werden.
Dokumentsprache: wurde beim Erstellen der Rechnung eingetragen. Kann in diesem Schritt nicht mehr geändert werden.
Beleg Layout: Wenn im ausgewählten Rechnungs-Nummernkreis kein Layout im Punkt “Beleg Layout-Konfiguration" hinterlegt wurde, dann wird hier automatisch das Standardlayout hinterlegt. Ansonsten wird das im Rechnungs-Nummernkreis angeführte Rechnungslayout hinterlegt. Sie können dies aber noch im Nachhinein ändern, indem Sie hier auch aus den von Ihren hinterlegten Rechnungslayouts auswählen können.
Belegposition hinzufügen
Beim Erstellen einer manuellen Rechnung können Sie hier individuell die von Ihnen gewünschten Belegpositionen für Artikel, Waren oder Dienstleistungen hinzufügen. Dies erzielen Sie unter Belegposition hinzufügen/Manuelle Position hinzufügen.
Positionsdaten
Positionsbezeichnung: Benennung der Position/ des Artikels
Detaillierte Beschreibung: Hier können Sie die Position/ den Artikel genauer beschreiben
Danach können Sie die Anzahl, den Preis und den Steuersatz für den Artikel eintragen. Unter Steuersatz stehen Ihnen die Steuersätze zur Auswahl, welche Sie unter Finanzen/Einstellungen/Steuerarten angelegt haben.
Buchhaltung
Hier können Sie das Erlös- beziehungsweise das Aufwandskonto hinterlegen. Bitte kontaktieren Sie Ihre Buchhaltungsabteilung bei Fragen zum Erlöskonto oder zum Aufwandskonto.
Bitte beachten Sie, dass eine Angabe eines Erlöskontos zwar nicht verpflichtend ist, eine Nicht-Angabe aber zu einem Warnhinweis im Reiter Buchhaltung der Rechnung führt, erkennbar durch ein rotes Warndreieck.
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Logistik
Hier kann ein Lieferdatum oder ein gewünschtes Lieferdatum eingetragen werden.
Wenn alles nach Ihren Wünschen eingetragen wurde, klicken Sie auf Manuelle Position hinzufügen.
Diese Schritte führen Sie für jeden Artikel durch, den die manuell erstellte Rechnung beinhalten soll.
Reiter "Kommentare", "Buchhaltung", "Verkaufs Prozessmatrix"
Unter Kommentare können Sie Kommentare hinzufügen, die für Ihr Unternehmen intern gedacht sind. Weiters sehen Sie dort auch, an wen die Rechnung geschickt wurde.
Unter Buchhaltung finden Sie eine detaillierte Auflistung aller Artikel mit deren Preisen und Steuersätzen. Das Erlöskonto wird von Ihnen manuell, wie oben beschreiben, eingetragen. Das Steuerkonto ist jenes Konto, welches im Steuersatz von Ihnen im Punkt Finanzkonto eingetragen wurde.
In der Verkaufs-Prozessmatrix finden Sie eine Auflistung aller Artikel und können den Verkaufsprozess nachvollziehen (z.B. sehen Sie hier auch Gutschriften, welche im Rahmen einer Stornierung einer Rechnung erstellt wurden.)
Beleg abschließen
Sobald die Rechnung fertig konfiguriert wurde, können Sie diese über BELEG ABSCHLIESSEN fertigstellen. Bevor Sie den Beleg abschließen, ist es noch möglich, diesen zu löschen. Nach Abschließen des Beleges ist dies nicht mehr möglich. Sie können den Rechnungsentwurf vor Abschluss auch als PDF speichern. Dies dient als Vorschau und zeigt Ihnen die Rechnung so an, wie sie derzeit erstellt wurde.
Nachdem der Beleg abgeschlossen wurde, wechselt Ihre Rechnung in den Status "Offen".
"Offene" Rechnungen können dann per Email an den Empfänger geschickt werden, storniert werden (hier wird automatisch eine Gutschrift erstellt) und nach Bezahlung kann der Zahlungseingang erfasst werden.
Version: 2022-05-27 05:49:48 UTC