be.ENERGISED bietet Ihnen die Möglichkeit, manuell Rechnungen zu erstellen. 

Im Folgenden werden die einzelnen Auswahlmöglichkeiten beim Erstellen einer Rechnung erklärt. 

Erstellen einer neuen Rechnung

• In be.ENERGISED gehen Sie unter Finanzen/Belegführung auf Rechnungen und anschließend auf Neue Rechnung erstellen.

• Im nächsten Schritt geben Sie die Grunddaten der Rechnung ein

• • • Name: gibt den Namen/Bezeichnung der Rechnung an. Der Name der Rechnung ist nur für Sie in be.ENERGISED ersichtlich. Der Rechnungsempfänger wird diesen Namen nicht auf der erstellten Rechnung vorfinden
    • Kontakt: ist der Rechnungsempfänger. Dieser muss unter CRM/Alle Kunden angelegt sein. Nur angelegte Kontakte stehen Ihnen hier zur Auswahl. Mehr Infos zu CRM finden Sie in diesem Artikel.
    • Rechnungskreis: hier wählen Sie den passenden, von Ihnen zuvor angelegten Rechnungs-Nummernkreis aus. Näheres bezüglich Konfiguration von Rechnung-Nummernkreise finden Sie hier.

• • • Währung: hier wählen Sie die Währung für diese Rechnung aus
    • Belegdatum: gibt das Erstelldatum der manuellen Rechnung an. Dieses Datum ist dann auch auf der Rechnung an den Rechnungsempfänger ersichtlich.
    • Sprache: gibt die Dokumentsprache an. Diese kann im Nachhinein nicht mehr geändert werden! 
    • Referenz: ist eine für Sie intern gedachte Referenz. Diese ist für den Rechnungsempfänger auf der Rechnung nicht ersichtlich.
    • Kunden-Referenz: dies ist die Referenz für den Kunden, sprich den Rechnungsempfänger. Diese Referenz wird auf der endgültigen Rechnung rechts oben im sogenannten Infofeld angezeigt. Dieses Feld dient dem Empfänger als Hilfe, um die Rechnung zuordnen zu können.

Danach gehen Sie auf Daten speichern und Sie werden in die nächste Ansicht zur weiteren Konfiguration Ihrer manuellen Rechnung weitergeleitet.

Detailkonfiguration

Empfänger

Der Empfänger kann nach Erstellung der Rechnung nicht mehr abgeändert werden.  

Sie haben die Möglichkeit einen Ansprechpartner hinzuzufügen. Ist dieser einmal eingetragen, kann der Ansprechpartner zwar noch geändert, jedoch nicht gelöscht werden. 

Lieferung an

Sollte die Anforderung einer abweichenden Lieferadresse bestehen, kann ein gesonderter Lieferkontakt aus Ihren CRM Kontakten ausgewählt werden. 

Dokument-Details

Kundennummer: gibt die Kundennummer des Empfängers an. Durch Klicken auf die Nummer, werden Sie direkt auf das Kontaktdatenblatt des Empfängers weitergeleitet 

Referenz: Siehe oben

Kunden-Referenz: Siehe oben

Bestelldatum: hier können Sie das Datum eintragen, an welchem Sie die Bestellung entgegengenommen haben.

Zahlungsbedingung: Hier wird die Zahlungsbedingung angezeigt, welche beim Empfänger-CRM Kontakt als Standard Zahlungsbedingung hinterlegt ist. Ist beim CRM Kontakt keine Zahlungsbedingung hinterlegt, ist dieses Feld vorerst leer und Sie müssen manuell eine Zahlungsbedingung hinterlegen.

Vertriebsmitarbeiter und Bearbeiter: Der hier hinterlegte Kontakt kann aus Ihren angelegten Usern unter Benutzerverwaltung ausgewählt werden.

Dokumentsprache: wurde beim Erstellen der Rechnung eingetragen. Kann in diesem Schritt nicht mehr geändert werden.

Beleg Layout: Wenn im ausgewählten Rechnungs-Nummernkreis kein Layout im Punkt “Beleg Layout-Konfiguration" hinterlegt wurde, dann wird hier automatisch das Standardlayout hinterlegt. Ansonsten wird das im Rechnungs-Nummernkreis angeführte Rechnungslayout hinterlegt. Sie können dies aber noch im Nachhinein ändern, indem Sie hier auch aus den von Ihren hinterlegten Rechnungslayouts auswählen können. 

Belegposition hinzufügen

Beim Erstellen einer manuellen Rechnung können Sie hier individuell die von Ihnen gewünschten Belegpositionen für Artikel, Waren oder Dienstleistungen hinzufügen. Dies erzielen Sie unter Belegposition hinzufügen/Manuelle Position hinzufügen.  

Positionsdaten

Positionsbezeichnung: Benennung der Position/ des Artikels

Detaillierte Beschreibung: Hier können Sie die Position/ den Artikel genauer beschreiben

Danach können Sie die Anzahl, den Preis und den Steuersatz für den Artikel eintragen. Unter Steuersatz stehen Ihnen die Steuersätze zur Auswahl, welche Sie unter Finanzen/Einstellungen/Steuerarten angelegt haben.

Buchhaltung

Hier können Sie das Erlös- beziehungsweise das Aufwandskonto hinterlegen. Bitte kontaktieren Sie Ihre Buchhaltungsabteilung bei Fragen zum Erlöskonto oder zum Aufwandskonto.

Logistik

Hier kann ein Lieferdatum oder ein gewünschtes Lieferdatum eingetragen werden.

Wenn alles nach Ihren Wünschen eingetragen wurde, klicken Sie auf Manuelle Position hinzufügen. 

Diese Schritte führen Sie für jeden Artikel durch, den die manuell erstellte Rechnung beinhalten soll.

Reiter "Kommentare", "Buchhaltung", "Verkaufs Prozessmatrix"

Unter Kommentare können Sie Kommentare hinzufügen, die für Ihr Unternehmen intern gedacht sind. Weiters sehen Sie dort auch, an wen die Rechnung geschickt wurde. 

Unter Buchhaltung finden Sie eine detaillierte Auflistung aller Artikel mit deren Preisen und Steuersätzen. Das Erlöskonto wird von Ihnen manuell, wie oben beschreiben, eingetragen. Das Steuerkonto ist jenes Konto, welches im Steuersatz von Ihnen im Punkt Finanzkonto eingetragen wurde.

In der Verkaufs-Prozessmatrix finden Sie eine Auflistung aller Artikel und können den Verkaufsprozess nachvollziehen (z.B. sehen Sie hier auch Gutschriften, welche im Rahmen einer Stornierung einer Rechnung erstellt wurden.)

Beleg abschließen

Sobald die Rechnung fertig konfiguriert wurde, können Sie diese über BELEG ABSCHLIESSEN fertigstellen. Bevor Sie den Beleg abschließen, ist es noch möglich, diesen zu löschen. Nach Abschließen des Beleges ist dies nicht mehr möglich. Sie können den Rechnungsentwurf vor Abschluss auch als PDF speichern. Dies dient als Vorschau und zeigt Ihnen die Rechnung so an, wie sie derzeit erstellt wurde.

Nachdem der Beleg abgeschlossen wurde, wechselt Ihre Rechnung in den Status "Offen".

"Offene" Rechnungen können dann per Email an den Empfänger geschickt werden, storniert werden (hier wird automatisch eine Gutschrift erstellt) und nach Bezahlung kann der Zahlungseingang erfasst werden.