Automatisierte Abrechnungsfunktion

Inhalt des Artikels

• Allgemeine Einstellungen der Abrechnungsfunktion
• Einstellungen zu Finanz- und Bankkonten
• Länderspezifische Einstellungen (z.B.: Rechnungssprache)
• Einstellungen zum automatisierten E-Mailversand
• Monitor zur Überprüfung der vorgenommenen Einstellungen

Verwaltung der automatisierten Abrechnungsfunktionen

Die automatisierte Abrechnung ermöglicht eine Erstellung von Rechnungen am Monatsende über die von Ihren Endkunden und EMP/CPO-Partnern konsumierten Leistungen. Die Rechnungen werden dabei automatisch generiert und als PDF-Dokument an Ihre Kunden gesendet. 

Nachfolgend erhalten Sie Übersicht über die erforderlichen Einstellungen und Konfigurationen, um den automatisierten Rechnungslauf betreiben zu können.  

Für die Verwaltung der automatisierten Abrechnungsfunktionen gehen Sie bitte zu Finanzen/Tarifmanagement/Automatisierte Abrechnung. 

Um die Abrechnungsfunktion zu aktivieren, klicken Sie bitte auf „inaktiv“ und nehmen Sie zur Kenntnis, dass die Funktion der automatisierten Abrechnungsfunktion kostenpflichtig ist.

Allgemeine Einstellungen

EINSTELLUNGEN FÜR RECHNUNGSLAUF
Hier konfigurieren Sie Ihre Einstellungen für die automatisierte Abrechnung.

AUTOMATISCHE ABRECHNUNG AKTIVIEREN?
Dieser Punkt aktiviert die automatische Rechnungserstellung für Ladevorgänge, monatliche Grundgebühren oder eventuellen Aktivierungskosten. Die Rechnungen werden automatisiert jeweils am letzten Tag des laufenden Monats erstellt.

AUTOMATISCHER MAILVERSAND
Mit Aktivierung des automatischen Mailversandes werden die erstellten Rechnungen an die jeweilige im CRM-Kontakt hinterlegte Empfänger-E-Mail versendet.
Ist diese Einstellung deaktiviert, werden zwar Rechnungen im System erstellt, jedoch nicht versendet.

ERSTELLE RECHNUNGEN MIT BETRAG 0,00
Standardmäßig werden Rechnungen erst bei einem Betrag größer 0,00 erstellt. Wünschen Sie, dass Rechnungen auch mit 0,00 erstellt werden, aktivieren Sie bitte diese Funktion.

AGGREGIERTE RECHNUNGEN ERSTELLEN
Um lange PDFs zu vermeiden, besteht die Option aggregierte Rechnungen erstellen zu lassen; also Rechnungsposten zusammenfassen lassen. Diese Funktion verhindert die Erstellung einzelner Buchungszeilen je RFID Karte. 

Beispiel für nicht aggregierte Rechnung

Bei einer nicht aggregierten Rechnung wird pro Identifikationsmedium eine Buchungszeile aufgedruckt und darunter sind die monatlichen Kosten sowie die Kosten für die Ladevorgänge, welche mit dem Identifikationsmedium getätigt wurden, angeführt. Wie im Beispiel oben ersichtlich bekommt die Bezeichnung des Identifikationsmediums die Position 1, die monatliche Grundgebühr Position 1.1 und die Gesamtkosten der Ladevorgänge Position 1.2.

Hätte der Kunde/ die Kundin noch ein weiteres Identifikationsmedium, würde dies in Position 2 angeführt werden usw.

Beispiel für aggregierte Rechnung

Bei der aggregierten Rechnungen wird das Identifikationsmedium nicht mehr angeführt und es werden alle monatlichen Grundgebühren und alle Gesamtkosten für Ladevorgänge dieses Kontaktes (CRM) zusammengefasst.

EIGENE RECHNUNGEN JE SUB-ENTITÄT ERSTELLEN?
Mit Anlage der entitätsbasierten Abrechnung erlauben Sie die Erstellung von Rechnungen im eigenen Design oder gesonderten Konditionen Ihrer Sub-Unternehmen. Eine Zuordnung der Unternehmensverwaltung und der zugehörigen Identifikationsmedien ist hierzu unerlässlich.

SONSTIGE EINSTELLUNGEN

STEUERBERECHNUNG IM RECHNUNGSLAUF ERZWINGEN
Die Funktion Steuerberechnung erzwingen dient einzig der Neuberechnung aller Ihrer zu verrechnenden Ladevorgänge des Monats. Bitte beachten Sie, diese Funktion nur in Ausnahmefällen während des Rechnungslaufes zu aktivieren und nach Erstellung der Rechnungen wieder zu deaktivieren.

RECHNUNGSKONFIGURATION FÜR AUTOMATISIERTE BELEGERSTELLUNG
Diese Einstellung definiert die Rechnungskonfiguration ausschließlich mandantenspezifisch, sofern Sie keine exakte Zuordnung auf Ihre Entitäten wünschen!

GLOBALER BEGINN DER ABRECHNUNG
Hier können Sie das Startdatum definieren, ab dem die Ladevorgänge in Rechnung gestellt werden. Diese Einstellung überschreibt die Billing-Start Konfiguration von Ladekarten. Wir ersuchen auf die exakte Schreibweise zu achten: yyyy-mm-dd

Finanzen

Die eingetragenen Daten werden für das "electronic invoicing" verwendet (SEPA). Dies können Sie aktivieren und können dann mit den eingetragenen Daten den SEPA-Payload im XML-Format bekommen.

Diese Daten könnten auch über die RESTful API abgerufen werden.

Auf der Rechnung werden diese Daten aber nicht verwendet.

Internationalisierung

LANDESSPEZIFISCHE EINSTELLUNGEN
Hier haben Sie die Möglichkeit, länderspezifische Einstellungen zu konfigurieren, welche beim automatisierten Rechnungslauf zur Anwendung kommen.

Mailversand

Hier können Sie die Einstellungen für den Mailversand der Rechnungen vornehmen.

E-MAIL AN DEN KUNDEN
Hier definieren Sie den gewünschten Text, der in der E-Mail mit der Rechnung stehen soll. Dieser kann auch Variablen beinhalten und beispielsweise wie folgt aussehen:

E-MAIL AN DEN KUNDEN = gewünschter Text, der in der E-Mail stehen soll, kann hier einfach eingefügt werden. Dieser kann auch Variablen beinhalten und beispielsweise wie folgt aussehen:

ANTWORT-EMAILADRESSE = Rückantwortadresse bei Anmerkungen/Fragen/Beschwerden

MAILTEMPLATE FÜR RECHNUNGSVERSAND = wenn Sie ein solches Template wünschen, dann wenden Sie sich bitte an den has·to·be Support. Sollten Sie über mehrere Instanzen verfügen, oder von einer alten Instanz auf eine neue umgestiegen sein und deshalb bereits über ein Template verfügen, dann können Sie den Templatenamen ganz einfach kopieren und hier einfügen. Damit steht Ihnen dieses Template zur Verfügung und wird entsprechend beim Mailversand herangezogen.

BCC ADRESSE BEI DOKUMENTVERSAND = BCC für Rechnungsversand

Monitor für Rechnungslauf

In diesem Reiter finden Sie eine automatische Systemprüfung aller für die korrekte Durchführung des automatisierten Rechnungslaufes erforderlichen Einstellungen. Sollte der Monitor eine fehlerhafte Konfiguration anzeigen, so beheben Sie diese bitte vor Monatsende, um die korrekte Durchführung des Rechnungslaufes am Monatsletzten zu gewährleisten.

Um eine Abrechnung nach Ihren Bedürfnissen zu ermöglichen, fahren Sie mit der Anlage Ihrer benötigten Steuerinformationen sowie den Rechnungskreisen etc. fort. Eine genaue Anleitung dazu finden Sie in dem Artikel „Konten und Steuersätze konfigurieren“.

Vorteile der automatisierten Abrechnung finden Sie in dieser Auflistung.