Verwaltung der automatisierten Abrechnungsfunktionen
Die automatisierte Abrechnung ermöglicht eine Erstellung von Rechnungen am Monatsende über die von Ihren Endkunden und EMP/CPO-Partnern konsumierten Leistungen. Die Rechnungen werden dabei automatisch generiert und als PDF-Dokument an Ihre Kunden gesendet.
Im Folgenden erhalten Sie Erläuterungen zu den erforderlichen Einstellungen und Konfigurationen, um den Rechnungslauf betreiben zu können.
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Gehen Sie dazu im ersten Schritt bitte auf: Finanzen/Tarifmanagement/Automatisierte Abrechnung. Es sind sechs Reiter zu sehen, wobei in dieser Anleitung nur in den Reitern Allgemeine Einstellungen, Finanzen und Mailversand Konfigurationen vorgenommen werden. |
Allgemeine Einstellungen: Finanzen/Automatisierte Abrechnung/Allgemeine Einstellungen
Hier können Sie in erster Linie die Serviceleistung einer automatisierten Abrechnung und den E-Mailversand derer aktivieren oder deaktivieren.
Um die Abrechnungsfunktion zu aktivieren klicken Sie bitte auf „inaktiv“ und nehmen zur Kenntnis, dass die Funktion der automatisierten Abrechnungsfunktion kostenpflichtig ist.
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Anschließend wenden Sie sich bitte mit Angabe des Abrechnungsdatum an unseren Support, um Ihren gewünschten Rechnungsbeginn hinterlegen zu lassen! Bitte Beachten Sie: Der sogenannte Globale Abrechnungs Start (Global Billing Start) ist verantwortlich für den tatsächlichen Rechnungsbeginn. Wird dieser nicht von has·to·be gesetzt, werden alle Ladevorgänge aus der Vergangenheit nachverrechnet! |
Im Folgenden füllen Sie bitte die angeführten Menüpunkte aus, damit die Abrechnung Ihren Wünschen und Vorstellungen gerecht wird.
Bitte bearbeiten Sie die rot markierten Stellen Ihren Anforderungen entsprechend. Alle anderen Felder können ignoriert werden.
Finanzen: Finanzen/Automatisierte Abrechnung/Finanzen
Dieser Menüpunkt ist für die Erlöskonten und zum Festlegen des auf der Rechnung angezeigten Bankkontos zuständig.
ERLÖSKONTEN hinterlegen = Diese Daten sollen Sie von Ihrer Buchhaltungsabteilung bekommen
ERLÖSKONTO FÜR EINRICHTUNGSPAUSCHALEN – für Einrichtungspauschalen
ERLÖSKONTO FÜR MONATLICHE GRUNDGEBÜHREN – für monatliche Grundgebühren
ERLÖSKONTO FÜR LADEVORGÄNGE – für Ladevorgänge
Mailversand: Finanzen/Automatisierte Abrechnung/Mailversand
- Vorlage für den E-Mail Text zur Rechnung,
- Auswahl einer Antwort E-Mail-Adresse und einer BCC-Adresse.
- Ein eventuell gewünschtes Mailtemplate kann ausschließlich nur von has·to·be-MitarbeiterInnen hinterlegt werden. In diesem Fall setzen Sie sich bitte mit Ihrem persönlichen Ansprechpartner bzw. einem/r VertriebsmitarbeiterIn in Verbindung.
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Bitte beachten Sie hier keine kopierten Elemente (kein copy+paste bitte) einzufügen! |
E-MAIL AN DEN KUNDEN = gewünschter Text, der in der E-Mail stehen soll, kann hier einfach eingefügt werden. Dieser kann auch Variablen beinhalten und beispielsweise wie folgt aussehen:
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Liebe Kundin! Anbei dürfen wir Ihnen die Monatsabrechnung __INVOICE_MONTH__/__INVOICE_YEAR__ für die durchgeführten Ladevorgänge übermitteln. Rechnung Nr. __INVOICE_NUMBER__ Wir bitten um Verständnis, dass es im Fall einer sehr geringen Anzahl/Dauer von durchgeführten Ladevorgängen vorkommen kann, dass auch sehr kleine Rechnungsbeträge vorgeschrieben werden - Rechnungslegung und Bezahlung werden automatisiert per Email-Versand und Bankeinzug durchgeführt. Herzliche Grüße! |
ANTWORT-EMAILADRESSE = Rückantwortadresse bei Anmerkungen/Fragen/Beschwerden
BCC ADRESSE BEI DOKUMENTVERSAND = BCC für Rechnungsversand
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Bei Fragen zu den Variablen wenden Sie sich bitte an den has·to·be-Support. |
Mit den bisher vorgenommen Konfigurationen haben Sie die Funktion Rechnungen automatisch zu generieren und per E-Mail zu versenden aktiviert!
Um die Konfiguration der automatisierten Abrechnungsfunktion zu beenden, müssen im nächsten Schritt Steuerkonfigurationen, Zahlungsbedingungen und Nummernkreise erstellt/vervollständigt werden. Eine genaue Anleitung dazu finden Sie in dem Artikel “Konten und Steuersätze konfigurieren”.
Vorteile der automatisierten Abrechnung finden Sie in dieser Auflistung.
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