Inhalt des Artikels
- Allgemeine Einstellungen der Abrechnungsfunktion
- Einstellungen zu Finanz- und Bankkonten
- Länderspezifische Einstellungen (z.B.: Rechnungssprache)
- Einstellungen zum automatisierten E-Mailversand
- Monitor zur Überprüfung der vorgenommenen Einstellungen
Verwaltung der automatisierten Abrechnungsfunktionen
Die automatisierte Abrechnung ermöglicht eine Erstellung von Rechnungen am Monatsende über die von Ihren Endkunden und EMP/CPO-Partnern konsumierten Leistungen. Die Rechnungen werden dabei automatisch generiert und als PDF-Dokument an Ihre Kunden gesendet.
Nachfolgend erhalten Sie Übersicht über die erforderlichen Einstellungen und Konfigurationen, um den automatisierten Rechnungslauf betreiben zu können.
Für die Verwaltung der automatisierten Abrechnungsfunktionen gehen Sie bitte zu Finanzen/Tarifmanagement/Automatisierte Abrechnung.
Um die Abrechnungsfunktion zu aktivieren klicken Sie bitte auf „inaktiv“ und nehmen zur Kenntnis, dass die Funktion der automatisierten Abrechnungsfunktion kostenpflichtig ist.
Allgemeine Einstellungen
EINSTELLUNGEN FÜR RECHNUNGSLAUF
Hier Konfigurieren Sie Ihre Einstellungen für die automatisierte Abrechnung.
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AUTOMATISCHE ABRECHNUNG AKTIVIEREN?
Dieser Punkt aktiviert die automatische Rechnungserstellung für Ladevorgänge, monatliche Grundgebühren oder eventuellen Aktivierungskosten. Die Rechnungen werden automatisiert jeweils am letzten Tag des laufenden Monats erstellt.
AUTOMATISCHER MAILVERSAND
Mit Aktivierung des automatischen Mailversandes werden die erstellten Rechnungen an die jeweilige im CRM-Kontakt hinterlegte Empfänger-E-Mail versendet.
Ist diese Einstellung deaktiviert, werden zwar Rechnungen im System erstellt, jedoch nicht versendet.
ERSTELLE RECHNUNGEN MIT BETRAG 0,00
Standartmäßig werden Rechnungen erst bei einem Betrag größer 0,00 erstellt. Wünschen Sie, dass Rechnungen auch mit 0,00 erstellt werden aktivieren Sie bitte diese Funktion.
AGGREGIERTE RECHNUNGEN ERSTELLEN
Um lange PDFs zu vermeiden, besteht die Option aggregierte Rechnungen erstellen zu lassen; also Rechnungsposten zusammenfassen lassen. Diese Funktion verhindert beispielsweise die Erstellung einzelner Buchungszeilen je RFID Karte. Wir empfehlen diese Option zu aktivieren!
EIGENE RECHNUNGEN JE SUB-ENTITÄT ERSTELLEN?
Mit Anlage der entitätsbasierten Abrechnung erlauben Sie die Erstellung von Rechnungen im eigenen Design oder gesonderten Konditionen Ihrer SUB-Unternehmen. Eine Zuordnung der Unternehmensverwaltung und der zugehörigen Identifikationsmedien ist hierzu unerlässlich.
Zudem können Sie hier entscheiden, ob Sie bzw. Ihre Entitäten als CPO – basierend auf Ladestation – oder als EMP – basierend auf Identifikationsmedien – fungieren. |
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SONSTIGE EINSTELLUNGEN
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STEUERBERECHNUNG IM RECHNUNGSLAUF ERZWINGEN
Die Funktion Steuerberechnung erzwingen dient einzig der Neuberechnung aller Ihrer zu verrechnenden Ladevorgänge des Monats. Bitte beachten Sie, diese Funktion nur in Ausnahmefällen während des Rechnungslaufes zu aktivieren und nach Erstellung der Rechnungen wieder zu deaktivieren.
RECHNUNGSKONFIGURATION FÜR AUTOMATISIERTE BELEGERSTELLUNG
Diese Einstellung definiert die Rechnungskonfiguration ausschließlich Mandantenspezifisch, sofern Sie keine exakte Zuordnung auf Ihre Entitäten wünschen!
GLOBALER BEGINN DER ABRECHNUNG
Hier können Sie das Startdatum definieren, ab dem die Ladevorgänge in Rechnung gestellt werden. Diese Einstellung überschreibt die Billing-Start Konfiguration von Ladekarten. Wir ersuchen auf die exakte Schreibweise zu achten: yyyy-mm-dd
Finanzen
In diesem Reiter hinterlegen Sie die “Ländercodes” in denen eine Abrechnung zugelassen werden soll.
Die Angabe Ihrer Bankverbindung empfehlen wir in der Fußzeile Ihres Layouts anzuführen! |
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Internationalisierung
LANDESSPEZIFISCHE EINSTELLUNGEN
Hier haben Sie die Möglichkeit länderspezifische Einstellungen zu konfigurieren, welche beim automatisierten Rechnungslauf zur Anwendung kommen.
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Mailversand
Hier können Sie die Einstellungen für den Mailversand der Rechnungen vornehmen.
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E-MAIL AN DEN KUNDEN
Hier definieren Sie den gewünschten Text, der in der E-Mail mit der Rechnung stehen soll. Dieser kann auch Variablen beinhalten und beispielsweise wie folgt aussehen:
Bitte beachten Sie hier keine kopierten Elemente (kein copy+paste bitte) einzufügen! |
E-MAIL AN DEN KUNDEN = gewünschter Text, der in der E-Mail stehen soll, kann hier einfach eingefügt werden. Dieser kann auch Variablen beinhalten und beispielsweise wie folgt aussehen:
Liebe Kundin! Lieber Kunde! Anbei dürfen wir Ihnen die Monatsabrechnung __INVOICE_MONTH__/__INVOICE_YEAR__ für die durchgeführten Ladevorgänge übermitteln. Rechnung Nr. __INVOICE_NUMBER__ Rechnungsbetrag: __INVOICE_AMOUNT__ Fälligkeit: __PAYMENT_TERM__ Wir bitten um Verständnis, dass es im Fall einer sehr geringen Anzahl/Dauer von durchgeführten Ladevorgängen vorkommen kann, dass auch sehr kleine Rechnungsbeträge vorgeschrieben werden - Rechnungslegung und Bezahlung werden automatisiert per E-Mail-Versand und Bankeinzug durchgeführt. Herzliche Grüße! |
ANTWORT-EMAILADRESSE = Rückantwortadresse bei Anmerkungen/Fragen/Beschwerden
MAILTEMPLATE FÜR RECHNUNGSVERSAND = wenn Sie ein solches Template wünschen, dann wenden Sie sich bitte an den has·to·be Support. Sollten Sie über mehrere Instanzen verfügen, oder von einer alten Instanz auf eine neue umgestiegen sein und deshalb bereits über ein Template verfügen, dann können Sie den Template Namen ganz einfach kopieren und hier einfügen. Damit steht Ihnen dieses Template zur Verfügung und wird entsprechend beim Mailversand herangezogen.
BCC ADRESSE BEI DOKUMENTVERSAND = BCC für Rechnungsversand
Bei Fragen zu den Variablen wenden Sie sich bitte an den has·to·be-Support. |
Monitor für Rechnungslauf
In diesem Reiter finden Sie eine automatische Systemprüfung aller für die korrekte Durchführung des automatisierten Rechnungslaufes erforderlichen Einstellungen. Sollte der Monitor eine fehlerhafte Konfiguration anzeigen, so beheben Sie diese bitte vor Monatsende, um die korrekte Durchführung des Rechnungslauf am Monatsletzten zu gewährleisten.
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Um eine Abrechnung nach Ihren Bedürfnissen zu ermöglichen, fahren Sie mit der Anlage Ihrer benötigten Steuerinformationen sowie den Rechnungskreisen etc. fort. Eine genaue Anleitung dazu finden Sie in dem Artikel “Konten und Steuersätze konfigurieren”.
Um die automatisierte Abrechnung betreiben zu können stellen Sie bitte sicher, dass Sie in den Einstellungen die Steuerkonfiguration, Zahlungsbedingungen und Rechnungsnummernkreise korrekt nach den regionalen Vorgaben und Ihren individuellen Wünschen konfiguriert haben. Diese Einstellungen finden Sie unter Finanzen/Einstellungen. |
Vorteile der automatisierten Abrechnung finden Sie in dieser Auflistung.
Version: 2022-03-28 10:35:39 UTC
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