Automatisierte Abrechnungsfunktion

Inhalt des Artikels

• Allgemeine Einstellungen der Abrechnungsfunktion
• Einstellungen zu Finanz- und Bankkonten
• Länderspezifische Einstellungen (z.B.: Rechnungssprache)
• Einstellungen zum automatisierten E-Mailversand
• Monitor zur Überprüfung der vorgenommenen Einstellungen

 

Verwaltung der automatisierten Abrechnungsfunktionen

Die automatisierte Abrechnung ermöglicht eine Erstellung von Rechnungen am Monatsende über die von Ihren Endkunden und EMP/CPO-Partnern konsumierten Leistungen. Die Rechnungen werden dabei automatisch generiert und als PDF-Dokument verschickt. 

Nachfolgend erhalten Sie einen Überblick über die erforderlichen Einstellungen und Konfigurationen, um den automatisierten Rechnungslauf nutzen zu können.  

Die Verwaltung der automatisierten Abrechnungsfunktionen finden Sie in be.ENERGISED unter Finanzen/Tarifmanagement/Automatisierte Abrechnung. 

Um die Abrechnungsfunktion zu aktivieren, klicken Sie bitte auf „inaktiv“ und akzeptieren Sie, dass die Funktion der automatisierten Abrechnungsfunktion kostenpflichtig ist.

 

Allgemeine Einstellungen

EINSTELLUNGEN FÜR RECHNUNGSLAUF
Hier konfigurieren Sie Ihre Einstellungen für die automatisierte Abrechnung.

 

AUTOMATISCHE ABRECHNUNG AKTIVIEREN?
Dieser Punkt aktiviert die automatische Rechnungserstellung für Ladevorgänge, monatliche Grundgebühren oder eventuellen Aktivierungskosten. Die Rechnungen werden automatisiert jeweils am letzten Tag des laufenden Monats erstellt.

AUTOMATISCHER MAILVERSAND
Mit Aktivierung des automatischen Mailversandes werden die erstellten Rechnungen an die im jeweiligen CRM-Kontakt hinterlegte Empfänger-E-Mail versendet.
Ist diese Einstellung deaktiviert, werden zwar Rechnungen im System erstellt, jedoch nicht versendet.

ERSTELLE RECHNUNGEN MIT BETRAG 0,00
Standardmäßig werden Rechnungen erst bei einem Betrag größer 0,00 (Währung) erstellt. Wünschen Sie, dass Rechnungen auch mit 0,00 erstellt werden, aktivieren Sie bitte diese Funktion.

AGGREGIERTE RECHNUNGEN ERSTELLEN
Um lange PDFs zu vermeiden, besteht die Option, aggregierte Rechnungen erstellen zu lassen. Sprich, Rechnungspositionen können zusammengefasst werden. Diese Funktion verhindert die Erstellung einzelner Buchungszeilen je RFID Karte.

Beispiel für nicht-aggregierte Rechnung

 

Bei einer nicht-aggregierten Rechnung wird pro Identifikationsmedium eine Buchungszeile aufgedruckt und darunter sind die monatlichen Kosten sowie die Kosten für die Ladevorgänge, welche mit dem Identifikationsmedium getätigt wurden, angeführt. Wie im Beispiel oben ersichtlich bekommt die Bezeichnung des Identifikationsmediums die Position 1, die monatliche Grundgebühr die Position 1.1 und die Gesamtkosten der Ladevorgänge die Position 1.2.

Hätte der Kunde/ die Kundin noch ein weiteres Identifikationsmedium, würde dies in Position 2 angeführt werden usw.

Beispiel für aggregierte Rechnung

 

Bei aggregierten Rechnungen wird das Identifikationsmedium nicht mehr angeführt und es werden alle monatlichen Grundgebühren und alle Gesamtkosten für Ladevorgänge dieses Kontaktes (CRM) zusammengefasst.

 

EIGENE RECHNUNGEN JE SUB-ENTITÄT ERSTELLEN?
Mit Anlage der entitätsbasierten Abrechnung erlauben Sie die Erstellung von Rechnungen im eigenen Design oder gesonderten Konditionen Ihrer Sub-Unternehmen. Eine Zuordnung der Ladestationen (basierend auf Ladestation) oder der Identifikationsmedien (basieren auf Identifikationsmedien) zu der jeweiligen Entität über die Unternehmensverwaltung ist ein Muss.

Zudem können Sie hier entscheiden, ob Sie bzw. Ihre Entitäten als CPO – basierend auf Ladestation – oder als EMP – basierend auf Identifikationsmedien – fungieren.

 

 

Entitätsbasierte Abrechnung / Basierend auf Ladestation

Usecase: Sie sind als Ladestationsbetreiber (CPO) tätig und/oder haben mehrere Sub-Unternehmen, welche ebenfalls Ladestationsbetreiber sind.

Für Ladevorgänge, welche über die be.ENERGISED COMMUNITY laufen, erhalten Sie eine Gutschrift von has·to·be. Die Gutschrift wird von has·to·be an Sie ausgestellt. Sollen Gutschriften auch an Ihre Sub-CPOs ausgestellt werden, verwenden Sie bitte die "Gutschrift an Sub-CPOs" Funktion.

Haben Sie jedoch eine eigene Roaming-Schnittstelle (z.B. Intercharge), über die Roaming Ladevorgänge mit externen EMPs (nicht-COMMUNITY EMP) stattfinden, verrechnen Sie diese Ladevorgänge direkt an die EMPs. Mithilfe der "entitätsbasierten Abrechnung / basierend auf Ladestation" können Sie festlegen, dass jeder Ihrer Sub-CPOs einzeln als Rechnungsteller auftritt, mit eigenem Rechnungsnummernkreis und eigenem Rechnungslayout. Hierfür muss das Besitzverhältnis der Ladestationen über die Entitätenverwaltung klar definiert sein.

Das Rechnungslayout wird mit dem Rechnungsnummernkreis verknüpft. Wie Sie einen Rechnungsnummernkreis anlegen, finden Sie hier. Den Rechnungsnummernkreis hinterlegen Sie in der Entität des Sub-CPOs.

 

Entitätsbasierte Abrechnung / basierend auf Identifikationsmedien

Usecase: Sie sind als EMP tätig und haben Sub-Unternehmen, welche ebenfalls als EMPs auftreten. Jedes dieser Unternehmen soll eine eigene Rechnung an die Endkunden ausgeben, basierend auf der Zuordnung der Identifikationsmedien. Die Zuordnung der Identifikationsmedien zu der jeweiligen Entität (Sub-EMP) erfolgt über das Bearbeitungsmenü der Identifikationsmedien im Punkt "Ausgebendes Unternehmen". Hier hinterlegen Sie das jeweilige Unternehmen aus Ihrer Entitätenverwaltung.

 

Den Rechnungsnummernkreis pro Entität hinterlegen Sie wie oben beschrieben.

 

Für COMMUNITY Ladevorgänge erhält der Hauptkontakt (Sie) der Instanz eine Rechnung von has·to·be, nicht die einzelnen Entitäten.

 

SONSTIGE EINSTELLUNGEN

STEUERBERECHNUNG IM RECHNUNGSLAUF ERZWINGEN
Die Funktion Steuerberechnung erzwingen dient einzig der Neuberechnung aller Ihrer zu verrechnenden Ladevorgänge des Monats. Bitte beachten Sie, diese Funktion nur in Ausnahmefällen während des Rechnungslaufes zu aktivieren und nach Erstellung der Rechnungen wieder zu deaktivieren!

RECHNUNGSKONFIGURATION FÜR AUTOMATISIERTE BELEGERSTELLUNG
Diese Einstellung definiert die Rechnungskonfiguration ausschließlich mandantenspezifisch (auf Ihre gesamte Instanz bezogen), sofern Sie keine exakte Zuordnung auf Ihre Entitäten wünschen!

GLOBALER BEGINN DER ABRECHNUNG
Hier können Sie das Startdatum definieren, ab dem die Ladevorgänge in Rechnung gestellt werden. Diese Einstellung überschreibt den "Beginn der Abrechnung" (Infrastruktur/Zugriffsteuerung/Identifikationsmedien/Details/Bearbeiten) von Identifikationsmedien.

 

Finanzen

Die eingetragenen Daten werden für das "electronic invoicing" verwendet (SEPA). Dies können Sie aktivieren und können dann mit den eingetragenen Daten den SEPA-Payload im XML-Format exportieren (in be.ENERGISED unter Einstellungen/Datenexport/SEPA XML Debit Export).

Diese Daten könnten auch über die RESTful API abgerufen werden.

Auf der Rechnung werden diese Daten aber nicht verwendet.

Die Angabe Ihrer Bankverbindung empfehlen wir in der Fußzeile Ihres Layouts anzuführen!

 

 

Internationalisierung

LANDESSPEZIFISCHE EINSTELLUNGEN
Hier haben Sie die Möglichkeit, länderspezifische Einstellungen zu konfigurieren, welche beim automatisierten Rechnungslauf zur Anwendung kommen.

 

WÄHRUNGSSYMBOL VERWENDEN
Setzen Sie diese Einstellung auf JA, wird anstelle des ISO Währungscodes (z.B. EUR) das jeweilige Währungssymbol verwedet (z.B. €).

RECHNUNGEN IN SPRACHE DES KUNDEN ERSTELLEN?
Bei dieser Einstellung werden Rechnungen basierend auf der Korrespondenzsprache, welche Sie für Ihre Kunden festgelegt haben, erstellt. Diese Einstellung wird aus dem CRM-Kontakt entnommen, wo pro Kontakt eine Korrespondenzsprache eingestellt werden kann.

SPRACHE DER RECHNUNG
Sollte im CRM Kontakt des Rechnungsempfängers keine Korrespondenzsprache hinterlegt sein, dann definieren Sie hierüber eine Standardsprache, die bei der Rechnungserstellung zur Anwendung kommt.

 

Mailversand

Hier können Sie die Einstellungen für den Mailversand der Rechnungen vornehmen.

E-MAIL AN DEN KUNDEN
Hier definieren Sie den gewünschten Text, der in der E-Mail mit der Rechnung stehen soll. Dieser kann auch Variablen beinhalten und beispielsweise wie folgt aussehen:

Bitte beachten Sie, hier keine kopierten Elemente (kein copy+paste bitte) einzufügen!

 

In diesen Bereich fügen Sie den gewünschter Text, der in der E-Mail stehen soll, ein. Dieser kann auch Variablen beinhalten und beispielsweise wie folgt aussehen:

Liebe Kundin! Lieber Kunde! Anbei dürfen wir Ihnen die Monatsabrechnung __INVOICE_MONTH__/__INVOICE_YEAR__ für die durchgeführten Ladevorgänge übermitteln. Rechnung Nr. __INVOICE_NUMBER__ Rechnungsbetrag: __INVOICE_AMOUNT__ Fälligkeit: __PAYMENT_TERM__ Wir bitten um Verständnis, dass es im Fall einer sehr geringen Anzahl/Dauer von durchgeführten Ladevorgängen vorkommen kann, dass auch sehr kleine Rechnungsbeträge vorgeschrieben werden - Rechnungslegung und Bezahlung werden automatisiert per E-Mail-Versand und Bankeinzug durchgeführt. Herzliche Grüße!

 

ANTWORT-EMAILADRESSE

Sollten Ihre Kunden auf die Rechnung antworten (Anmerkungen/Fragen/Beschwerden) , dann ist diese E-Mail-Adresse der Empfänger. Für einzelene Entitäten ist es bei entitätsbasierter Abrechnung möglich, separate Antwort-E-Mail-Adressen zu hinterlegen. Dazu gehen Sie unter Benutzerverwaltung/Unternehmen/Unternehmensliste auf die Entität und dann auf "Daten aktualisieren". Sie finden im Bearbeitungsmenü ein Feld vor, welches "Antwort-E-Mail-Adresse der Rechnung" heißt. Näheres dazu finden Sie in diesem Artikel.

MAILTEMPLATE FÜR RECHNUNGSVERSAND

Wenn Sie ein solches Template wünschen, dann wenden Sie sich bitte an den has·to·be Support über das Anfrageformular. Sollten Sie über mehrere Instanzen verfügen, oder von einer alten Instanz auf eine neue umgestiegen sein und deshalb bereits über ein Template verfügen, dann können Sie den Templatenamen ganz einfach kopieren und hier einfügen. Damit steht Ihnen dieses Template zur Verfügung und wird entsprechend beim Mailversand herangezogen.

BCC ADRESSE BEI DOKUMENTVERSAND

Hier können Sie eine BCC E-Mail-Adresse eintragen, welche jede Rechnung ebenfalls erhält.

 

Bei Fragen zu den Variablen des E-Mail Korpus wenden Sie sich bitte an den has·to·be-Support.

 

Monitor für Rechnungslauf

In diesem Reiter finden Sie eine automatische Systemprüfung aller für die korrekte Durchführung des automatisierten Rechnungslaufes erforderlichen Einstellungen. Sollte der Monitor eine fehlerhafte Konfiguration anzeigen, so beheben Sie diese bitte vor Monatsende, um die korrekte Durchführung des Rechnungslaufes am Monatsletzten zu gewährleisten.

Um eine Abrechnung nach Ihren Anforderungen zu ermöglichen, fahren Sie mit der Anlage Ihrer benötigten Steuerinformationen sowie den Rechnungskreisen etc. fort. Eine genaue Anleitung dazu finden Sie in dem Artikel „Konten und Steuersätze konfigurieren“.

Um die automatisierte Abrechnung betreiben zu können, stellen Sie bitte sicher, dass Sie in den Einstellungen die Steuerkonfiguration, Zahlungsbedingungen und Rechnungsnummernkreise korrekt nach den regionalen Vorgaben und Ihren individuellen Wünschen konfiguriert haben. Diese Einstellungen finden Sie unter Finanzen/Einstellungen.

Vorteile der automatisierten Abrechnung finden Sie in dieser Auflistung.