Kundendaten anlegen und verwalten (CRM)

Im Menüpunkt CRM, Customer Relationship Management, können Sie alle Ihre Kontaktdaten verwalten. Dort können Sie für jedes Ihrer (Sub-)Unternehmen Endkunden (Fahrer bzw. Rechnungsempfänger) als Personen oder Unternehmen anlegen. Rechnungen und Gutschriften können nur an Kunden / Partner gesendet werden, die im CRM erfasst sind.

Hierfür gehen Sie bitte auf CRM/Kontaktdaten/Alle Kontakte:

Wir legen hier als Beispiel die Firma „ChargePoint“ als Kunden an. An die angegebene E-Mail-Adresse wird dann auch fakturiert. Bei der Auswahl "Ist ein Unternehmen?" können Sie zwischen "Ja" und "Nein" auswählen und somit den Kontakt als Person oder als Unternehmen anlegen. 

Das Feld "Firmennummer" muss nicht befüllt werden, hier kann aber eine beliebige Zahlen- und Buchstabenkombination eingetragen werden. Dieses Feld hat sonst keine weiteren Auswirkungen auf andere Bereiche.

Die bei der Anlage eines Unternehmens relevanten Daten werden auch bei der Rechnungslegung verwendet. Aus diesem Grund sollten diese bitte vollständig ausgefüllt werden (Umsatzsteueridentifikationsnummer, …). Die UID ist vor allem bei grenzüberschreitenden Abrechnungen wichtig, da die Steuerbemessungsgrundlage variieren kann.

Sie können im CRM Ihre Kunden oder auch Fahrzeuge als “Personen” anlegen und diese einem Unternehmen, hier z.B. „Unternehmen A“ zuweisen. Zur Auswahl stehen die Unternehmen, welche Sie unter Benutzerverwaltung/Unternehmen/Unternehmensliste zum Abbilden Ihrer Firmenstruktur angelegt haben. 

Wichtig ist hier auch, dass Sie das Unternehmen auswählen, das in weiterer Folge den Kundenkontakt im Backend verwaltet. Dieses „Verwaltende Unternehmen“ ist der Rechteinhaber des Kontaktes. Dies ist vor allem dann relevant, wenn Sie in Ihrer Instanz mehrere Sub-Unternehmen verwalten und die Administratoren dieser Sub-Unternehmen nur Einblick auf die eigenen Kontaktdaten erhalten sollen.

Um zu verhindern, dass Administratoren die Kontakte anderer Sub-Unternehmen einsehen können, ist die korrekte Zuordnung eines „Verwaltenden Unternehmens“ von großer Wichtigkeit.

Über die Verwaltungskonfiguration können automatisierte Unternehmensspezifische Abrechnungen oder Gutschriften erfolgen. Bitte beachten Sie, dass die Unternehmensinformation „Verantwortlicher Benutzer“ in keinem Zusammenhang mit übergeordneten CRM Kontaktdatensätzen steht.

 

Automatisch erstellte CRM Kontakte

CRM Kontakte werden automatisch erstellt, sobald Sie eine neue Entität Ihrer Unternehmensstruktur hinzufügen.

 

Nähere Informationen diesbezüglich finden Sie hier.

 

Um weitere Einstellungen und Informationen eines bestehenden Kontaktes vorzunehmen bzw. einzusehen, suchen Sie bitte den entsprechenden Kontakt über die Suchfunktion und öffnen Details/Datenblatt.

Sie finden eine Vielzahl an Tabs in diesem Menü, die im Folgenden genauer erklärt werden:

1. Information
2. Mitarbeiter
3. Datenschutz
4. Zusatzdaten
5. Beziehungen
6. Finanzen
7. History
8. Aufgaben
9. Identifikationsmedien
10. Ladevorgänge
11. Buchhaltung
12. Verkaufs Prozessmatrix
13. Individuelle Preise
14. Portalzugriff
15. Dokumente

 

Information

Hier sehen Sie Ihre Gesamtanzahl der Ladevorgänge, welcher dieser Kunde durchgeführt hat.

Unter dem Tab Identifikationsmedien befinden sich die dem Kunden zugewiesenen Medien zum Starten der Ladevorgänge.

Mit einem Klick auf Details unter Rechnungen (ganz rechts in türkis) werden Sie zu dem Tab Buchhaltung weitergeleitet. Hier können sie alle Rechnungen oder Gutschriften der Vergangenheit einsehen.

Unter den Statistiken sehen Sie eine Karte, wo dieser Kunde Ladevorgänge durchgeführt hat und auch welcher Art diese waren (Roaming, eigenes Netz).

 

Mitarbeiter

Wenn Ihr Kontakt ein Unternehmen ist, werden hier alle Mitarbeiter, die diesem Unternehmen zugewiesen wurden, angezeigt. Natürlich können Sie hier auch neue Mitarbeiter hinzufügen und dem Unternehmen zuweisen. Hierzu klicken Sie einfach auf Hinzufügen und füllen die Felder entsprechend aus.

Damit Ihnen Mitarbeiter Ihres Unternehmens hier angezeigt werden, achten Sie bitte beim Anlegen eines Kontaktes darauf bei „Mitarbeiter von“ das zugehörige Unternehmen auszuwählen. Um lange Wartezeiten beim Laden der oft langen Kontaktlisten zu vermeiden, werden in dem Dropdown-Menü nur 25 Einträge angezeigt. Daher tippen Sie bitte in das Textfeld den Namen des gewünschten Unternehmens ein und wählen es aus.

 

Datenschutz

Datenschutz wird in der heutigen Zeit immer wichtiger. Die allgemeine EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) soll die persönlichen Daten aller EU-BürgerInnen schützen, und will den Umgang wie Organisationen in der Region mit Datenschutz umgehen, neu gestalten. Mehr Informationen zur Datenschutz-Grundverordnung finden Sie hier.

Dieses Menü verschafft Ihnen einen Überblick über die datenschutzrelevanten Informationen, die von Kunden erhoben worden sind.

Sie können unter den verschiedenen Menüunterpunkten wie Einwilligung, Auskunftsrecht, Recht auf Vergessenwerden, Betroffenen-Anfrage und Datenübermittlung beispielsweise Einwilligungen abspeichern oder die abgespeicherten Daten zu einer Person oder einem Unternehmen mit einem Klick in einem Datenverarbeitstungsbericht als PDF herunterladen (Auskunftsrecht).

 

Einwilligung
Seit Implementierung der DSGVO müssen Kunden bestätigen, dass sie den Datenschutzrichtlinien zustimmen. In dieser Maske können Einwilligungen eingefügt werden.

 

Auskunftsrecht
Hier kann der Datenverarbeitungsbericht als PDF-Datei heruntergeladen werden.

 

Recht auf Vergessenwerden
Berechtigte User (mit zB Administrator-Rechten) können Kundendaten im Backend löschen. Sollte jedoch bereits ein Beleg zum dem User generiert worden sein, tritt die gesetzliche Aufbewahrungspflicht in Kraft. Eine Löschung ist dann erst nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist möglich. Hier sind die Dokumente einsehbar, die für die Berechnung des Enddatums der Frist maßgebend sind.

 

Betroffenen-Anfrage
Hier wird festgehalten, wer einen Datenverarbeitungsbericht im Menüpunkt Auskunftsrecht angefordert hat.

 

Datenübermittlung

Aktuell unterstützt das User-Frontend von be.ENERGISED noch keinen gesamten Datenexport.

 

Zusatzdaten

Hier sind Sie in der Gestaltung der Felder sehr frei und können beliebige Zusatzinformationen abspeichern. Bitte gehen Sie dazu auf Information hinzufügen und klicken auf Felder verwalten.

 

In diesem Beispiel wird das Zusatzfeld „Kostenstelle“ mit dem Typ „Freitext-Feld“ erstellt.

Geben Sie dem zusätzlichen Feld eine aussagekräftige Bezeichnung und Beschreibung und wählen die die Art des Feldes unter Typ aus. Steigen Sie nun bitte über CRM/alle Kontakte wieder von Neuem in den gewünschten CRM-Kontakt ein.

Möchten Sie nun das eben erstellte Feld Kostenstelle zu einem Kontakt hinzufügen klicken Sie auf Information hinzufügen/Kostenstelle.

Sie haben hier nun die Möglichkeit in das Textfeld jeden beliebigen alphanummerischen Wert einzutragen und klicken Sie dann auf hinzufügen.

 

Jede Zusatzinformation kann nur einmal bei jeweils einem Kontakt hinzugefügt werden.

 

Wenn Sie ein Zusatzfeld mit vordefinierten Werten erstellen wollen können sie das wie folgt machen:

Wählen Sie als Typ „Select box (Use „|“ for separation)“ und tragen bei den Auswahlmöglichkeiten die Werte mit einem geraden Trennungsstrich ein (siehe unten).

Steigen Sie erneut über das CRM in den gewünschten Kontakt und gehen zu dem Tab Zusatzdaten. Über Information hinzufügen können Sie die eben angelegte Kostenstelle 2 auswählen.

In dem Dropdown-Menü sehen Sie nun die vorher angelegten Auswahlmöglichkeiten.

Sie können nur einen einzigen Wert auswählen und die Zusatzinformation Kostenstelle 2 wiederum nur einmal einem Kontakt zuordnen.

 

Beziehungen

Um beispielsweise ein Beziehungsverhältnis zwischen Mitarbeiter und Abteilungsleiter im CRM fest zu halten gehen Sie bitte auf den Tab Beziehungen.

Auf der linken Seite befindet sich der Menüpunkt Einstellungen/Beziehungsarten. Klicken Sie dann bitte auf Neue Beziehung erfassen.

 

Öffnen Sie nun den gewünschten Kontakt und gehen im Datenblatt wieder zu dem Tab Beziehungen und klicken dort auf Neue Beziehung erfassen.

In dem angeführten Beispiel ist Max Mustermann ein Mitarbeiter und gleichzeitig aber auch Abteilungsleiter der Firma ChargePoint.

In dem Kontakt Max Mustermann sehen Sie also seinen „Beziehungsstatus“ Abteilungsleiter. (Möglicherweise müssen Sie die Seite zuerst neu laden)

In dem Kontakt der Firma ChargePoint wird er als Mitarbeiter geführt.

 

Finanzen

Mit einem Klick auf Bankverbindung hinzufügen können Sie alle benötigten Informationen angeben und abspeichern. Diese wird beispielsweise benötigt, wenn Sie die SEPA-Exportfunktion in be.ENERGISED verwenden wollen.

 

History

Sie haben die Möglichkeit, diverse Geschehnisse wie Fehlermeldungen, Notizen, Telefonate etc. zu notieren, um diese später wieder einsehen zu können. Wenn Sie beispielsweise eine Notiz hinzufügen wollen sieht das wie folgt aus.

 

 

Aufgaben

Bei den Aufgaben haben Sie die Möglichkeit Aufgaben für sich selbst oder auch anderen Mitarbeitern zuzuweisen. Klicken Sie hierfür auf Neue Aufgabe hinzufügen und füllen die vorgegebenen Felder aus.

Bitte beachten Sie, dass sie nur USERN und keinen Kontakten einzelne Aufgaben zuteilen können. Wenn Sie einem User eine Aufgabe zuweisen wird dieser per E-Mail darüber benachrichtigt. Achten Sie daher bitte auf korrekte Angaben bei den Kontaktdaten (Benutzerverwaltung/Benutzerliste/Details/Bearbeiten).

 

 

Identifikationsmedien

Dem Kunden zugewiesene Identifikationsmedien werden hier angezeigt.

Sie können in diesem Menü auch neue Identifikationsmedien hinzufügen oder gehen unter Infrastruktur/Zugriffsberechtigungen/Identifikationsmedien. Mehr Details hierzu finden Sie in dem Artikel Verwaltung und Zuweisung von RFID Identifikationsmedien.

 

Ladevorgänge

In diesem Menü werden aktive und beendete Ladevorgänge angezeigt. Mit einem Klick auf das Datenblatt-Icon gelangen Sie in den Ladevorgang und können alle Details zu diesem einsehen.

Mit einem Klick auf Export werden sofort alle Ladevorgänge in einer csv-Datei exportiert.

Mit der Funktion Zeitraum auswählen kann die Auswahl begrenzt werden. Die Datumsselektion wirkt sich nur auf die Anzeige aus; beim Export werden immer alle Ladevorgänge angezeigt.

 

Buchhaltung

Hier gibt es wieder viele untergeordnete Menüpunkte, die für die Buchhaltung von Interesse sind.

 

Verkaufs Prozessmatrix

Hier sehen Sie die Transaktionen, welche mit diesem CRM Kontakt getätigt wurden.

 

Individuelle Preise

Zusätzlich zu unserem äußerst flexiblen Tarifmodell haben Sie hier die Möglichkeit, an der individuellen Preisgestaltung zu modulieren. Sie können einzelnen Kontakten einen Rabatt oder einen Aufschlag (nur bei Ladevorgängen) in gewünschter prozentueller Höhe eingeben. Bitte beachten Sie, dass diese Funktion nur für die Rechnungsstellung und nicht für Gutschriften angewendet werden kann!

Wird ein positiver Wert eingetragen, so handelt es sich um einen Rabatt. Wird ein negativer Wert eingetragen, dann handelt es sich um einen Aufschlag. Wenn bei einem Firmenkontakt eine individuelle Bepreisung stattfindet, gilt diese dann für jeden Mitarbeiter, der dieser Firma zugewiesen ist.

Bitte beachten Sie, dass Preisnachlässe und Preisaufschläge für einen Kunden jedoch erst mit einem Rechnungslauf an den Kunden gewährt werden. Es werden Ihnen dementsprechend Ladevorgänge mit den nicht rabattierten/aufgeschlagenen Kosten und eventuellen mobilen Anwendungen im Backend angezeigt. Der Nachlass/Aufschlag wird erst auf der am Monatsende generierten Rechnung ausgewiesen.

 

Portalzugriff

Diese Funktion ist ausschließlich für Backenduser, die über eine eigene App oder ein Portal verfügen. Sollte es Probleme beim Log-in oder beim Erstellen eines neuen Portalbenutzers geben, können Sie hier manuell einen Zugriff erstellen.

Bitte füllen Sie das Formular entsprechend aus.

 

Dokumente

Hier können Sie beliebige Dokumente, wie zum Beispiel Verträge, Zusatzvereinbarungen, Bankverbindungen etc., hochladen und dem Kontakt zuordnen.