Konten und Steuersätze konfigurieren

Bei Fragen bezüglich korrekter Steuersätze bitten wir Sie, sich mit Ihrem Steuerberater in Verbindung zu setzen. Die has·to·be gmbh übernimmt keine steuerrechtliche Beratung! Wir weisen explizit darauf hin, dass die korrekte Konfiguration der Steuerarten und bei welchen Anwendungsfällen diese herangezogen werden, einzig und allein in der Verantwortung des Kunden liegt.

 

Unter Finanzen/Einstellungen können Sie die Konten, Steuersätze, Zahlungsbedingungen sowie die Rechnungs-Nummernkreise definieren. Bitte gehen Sie von oben nach unten die einzelnen Menüpunkte durch, da der jeweils Nachfolgende auf dem Vorhergegangenen aufbaut!

 

Dieser Artikel ist in folgende Kapitel aufgeteilt:

1. Steuerarten
2. Internationale Steuern (Steuerkonfiguration) - für die Umsatzsteuer in der EU und Nicht-EU
3. Zahlungsbedingungen
4. Rechnungs-Nummernkreise

 

Steuerarten

Hier haben Sie die Möglichkeit für alle Länder diverse Steuersätze, sowie Reverse Charge für eine steuerbefreite Abrechnung an andere Unternehmen, zu hinterlegen.

Eine Steuerklasse dient dazu, die Umsatzsteuer für die gewählten Produkte automatisiert korrekt zu berechnen. Dafür müssen Sie für Ihre jeweiligen Anwendungsfälle, welche im nächsten Punkt Internationale Steuern konfiguriert werden, die von Ihnen erstellten Steuerklassen diesen zuordnen. 

Die Angabe von “Name und Beschreibung” sind in den Sprachen Deutsch und Englisch verpflichtend.

Optional können diverse weitere Sprachen hinterlegt werden.

Unter Finanzdaten muss der jeweilige Steuersatz, sowie die jeweiligen Finanz- und Erlöskonten (Finanzkonto = Steuerkonto) hinterlegt werden.

Zur korrekten Angabe Ihrer Steuer- und Erlöskonten halten Sie bitte Rücksprache mit Ihrer Buchhaltungsabteilung. Die Anwendungskriterien füllen Sie so aus, wie es den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.

 

Beispielhafte Konfiguration: Das korrekte Einpflegen der verschiedenen Steuerarten liegt in der Verantwortung des Kunden

 

Internationale Steuern (Steuerkonfiguration): Einstellungen für die Umsatzsteuer in der EU und Nicht-EU

Hierfür klicken Sie im Backend bitte auf Finanzen. Auf der linken Seite finden Sie im Menü den Punkt Einstellungen/Internationale Steuern.

Im Punkt Internationale Steuern bilden Sie alle Ihre Anwendungsfälle ab. Bitte beachten Sie, dass obwohl der Punkt "Internationale Steuern" heißt, diese Steuerkonfigurationen auch vorgenommen werden müssen, wenn Sie lediglich binnenländisch agieren.

 

Klicken Sie auf Steuerkonfiguration hinzufügen und füllen Sie das Formular entsprechend aus.

Hierbei gilt es zu unterscheiden, ob die jeweilige Steuerkonfiguration auf den „Standort der Ladestation“ und/oder das „Land des Rechnungsempfängers“ anzuwenden ist.

 

Um über die Landesgrenzen hinaus Rechnungen in der korrekten Steuerklasse des jeweiligen Landes ausstellen zu können, muss die richtige Steuerkonfiguration in be.ENERGISED hinzugefügt werden.

Standort der Ladestation: prüft auf die Geo-Daten der Station 

Land des Rechnungsempfängers: prüft auf den Wohnsitz des Rechnungsempfänger (CRM Kontakt) 

Steuersatz: Landesspezifischer Steuersatz 

Zudem stehen Ihnen in der Steuerkonfiguration weitere Eingrenzungsvarianten zur Verfügung: 

Steuerkonto: Konfiguration wird diesem Steuerkonto zugeordnet 

Anwendungsbereich: Eingrenzung auf diverse Anwendungsbereiche (auf welche Art von Leistung bezieht sich die Konfiguration) 

Erlöskonto: Konfiguration wird diesem Erlöskonto zugeordnet 

Sub Entität: Steuerkonfiguration kann nur von Ihrer Sub Entität angewendet werden 

Belegempfänger muss ein Unternehmen sein?: B2B Abrechnung. Ausschlaggebend ist hier, ob der CRM Kontakt als Unternehmen angelegt ist.

Belegempfänger muss Wiederverkäufer von Elektrizität sein?: EMP Steuerumschuldung. Ein Rechnungsempfänger ist dann ein Wiederverkäufer von Elektrizität, wenn bei dessen CRM Kontakt unter Bearbeiten/Finanz- und Steuerkonfiguration der Punkt "Ist Wiederverkäufer" auf JA gesetzt ist. 

 

ACHTUNG Um eine korrekte Rechnungserstellung zu ermöglichen, ist es zwingend notwendig alle von Ihnen gewünschten Anwendungskriterien in einer gesonderten Steuerkonfiguration zu hinterlegen! Beispiel: Sie möchten Ladevorgänge verrechnen, haben zudem auch eine monatliche Grundgebühr, sowie eine einmalige Aktivierungsgebühr in Ihrem Tarifmodell definiert. So ergibt sich die Notwendigkeit 3 Steuerkonfigurationen zu erstellen: 1 Anwendungsbereich = Energielieferung (für Ladevorgänge) 2 Anwendungsbereich = Grundgebühren für Identifikationsmedien  3 Anwendungsbereich = Einrichtungskosten für Identifikationsmedien Ein praktisches Beispiel hierzu finden Sie in diesem Artikel.

 

Im unten angeführten Beispiel wird für KundInnen aus „allen Ländern“ in Österreich der österreichische Umsatzsteuersatz verwendet.

 

Tiefergehende Anleitungen zum Thema Umsatzsteuer finden Sie hier.

 

 

Bitte beachten Sie Folgendes:   

Grundsätzlich greift bei der Steuerkonfiguration (gleich wie Sie das möglicherweise aus dem Tarifmanagement kennen) immer die präziseste Konfiguration (vor einer weniger konkret definierten Konfiguration).  

Beispiel: In der Abbildung "Internationale Steuerkonfiguration" (siehe Bild oben) wird die mit "1." markierte Zeile (Standort der Ladestation-Österreich; Land des Rechnungsempfängers-Österreich) vor der mit "2." markierten Zeile zur Anwendung kommen (vorausgesetzt das Land des Rechnungsempfängers ist Österreich).

 

Bezüglich der Priorisierung geht das System wie folgt vor:

Das bedeutet, dass das System bei einem stattgefundenen Ladevorgang zunächst den Standort der Ladestation mit den Steuerkonfigurationen abgleicht. Im nächsten Schritt wird das Land des Rechnungsempfängers überprüft. Danach prüft das System, ob der Rechnungsempfänger ein Unternehmen ist und gleicht auch dies mit den Steuerkonfigurationen ab. So geht das System Schritt für Schritt die von Ihnen erstellten Steuerkonfigurationen durch. Schlussendlich kommt die Konfiguration zur Anwendung, die am meisten Übereinstimmungen hat. 

 

Zahlungsbedingungen

Bevor Sie Ihren Kunden die Zahlungsbedingungen zuweisen, werden diese hier mehrsprachig erfasst:

Es ist Ihnen freigestellt, ob Sie Zahlungsaufforderungen für nicht deutsch- oder englischsprachige Länder in der jeweiligen Landessprache oder beispielsweise auf Englisch eingeben.

 

Rechnungs-Nummernkreise

Die Konfiguration von Voreinstellungen für Rechnungs-Nummernkreise, sowie Standardzahlungsbedingungen werden hier festgelegt. Ebenso wird ein Rechnungs-Nummernkreis für Gutschriften an Sub-CPOs benötigt, falls dies gewünscht ist.

Konfigurationen können in Folge für die automatisierte Abrechnung, die Erstellung von Prepaid-Accounts sowie das Tarifmanagement genutzt werden. Ebenfalls stehen diese Daten bei der manuellen Erstellung von Rechnungen zur Verfügung.

Diese Einstellungen sind als Pflichtfelder für eine einwandfreie Zuordnung anzusehen:

Name: interne Bezeichnung im Backend; dient der Übersichtlichkeit

Erste Rechnungsnummer: siehe Infobox “Rechnungsnummern Informationen”

Rechnungstitel: Diese Bezeichnung wird in der Rechnung angedruckt. Bleibt das Feld leer, wird vom System das Wort “Rechnung” verwendet.
Darüber hinaus wird dieser Eintrag im Betreff des Mailversandes angewendet.

Dieses Feld ist auf 65 Zeichen beschränkt, werden mehr Zeichen hinterlegt wird der Text abgeschnitten. 

 

Zahlungsbedingungen: eine Standartzahlungsbedingung für diesen Nummernkreis muss definiert werden

Gültig für Belegart: zum Beispiel für eine Rechnung oder eine Gutschrift

Beleg Layout-Konfiguration: Diese kann erst nach Anlage eines Layouts ausgewählt werden. Hier finden Sie mehr Informationen dazu.

 

Rechnungsnummern Informationen:
Bitte füllen Sie die Felder entsprechend Ihrer Anforderungen aus.

Führende Nullen bei einer Rechnungsnummer werden im Zuge der Rechnungsgenerierung entfernt. Rechnungsnummern sollten daher bspw. ab einem Wert von 100000 geführt werden, um einheitlich lange Rechnungsnummern zu besitzen. Das be.ENERGISED Backend lässt bis zu 10-stellige Rechnungsnummern zu (EXKLUSIVE Prä- und Suffix!). Ein Präfix besteht meist aus einer zweistelligen Buchstabenkombination die vor der Rechnungsnummer angedruckt wird. Dies dient zur leichteren Unterscheidung der einzelnen Rechnungskreise in der Übersicht. Bitte beachten Sie darüber hinaus, dass die erste Rechnungsnummer als Standard angesehen wird und das Backend mit jeder weiteren Rechnung um eine Nummer weiter zählt.

 

Direct-Payment:
In diesen Feldern müssen Sie keine Einstellungen vornehmen, da diese Felder von has·to·be konfiguriert werden.

In weiterer Folge muss für eine entitätsbasierte Abrechnung die Zuordnung der Rechnungskreise an die gewünschten Unternehmen unter Benutzerverwaltung/Unternehmensliste/Daten aktualisieren vorgenommen werden.

Sie haben auch die Möglichkeit einem Ihrer CRM-Kontakte gesonderte Zahlungsbedingungen zuzuweisen. Dies erreichen Sie über die Zusatzinformationen im  Bearbeitungsbereich Ihres Kontaktes.