Mit der Importfunktion haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Daten schnell und einfach in die be.ENERGISED Instanz einzupflegen. Die Auswahl für Import-Profile begrenzt sich auf Identifikationsmedien, Produktionsdaten für RFID-Karten, SIM-Kartendaten und Kunden- & Kontaktinformationen. Zur grundlegenden Vorgehensweise lassen sich fünf Schritte festhalten:
- CSV-Datei mit den notwendigen und gewünschten Informationen anlegen
- Richtiges Import-Profil, Trennzeichen etc. auswählen
- Upload starten
- Korrekte Zuordnung der Felder gemäß der Spalten aus der CSV-Datei
- Importieren
Im Folgenden werden die einzelnen Schritte zum erfolgreichen Import von Dateien detailliert erklärt:
Unter Einstellungen/Datenimport/Auftrag hinzufügen können CSV-Dateien importiert werden. Bitte stellen Sie sicher, dass ALLE Felder ausgefüllt sind und Sie auch wirklich das richtige Format (CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt) (*.csv)) beim Abspeichern Ihrer Datei ausgewählt haben!
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Bei dem Import einer UTF-8 CSV-Datei stellen Sie das Trennzeichen bitte auf „;“. |
Import von Identifikationsmedien
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Im Normalfall werden RFID-Karten vorerst in der be.ENERGISED Instanz angelegt. Beim Anlegen von RFID-Karten muss zumindest die Tag-ID jeder Karte angeben werden. Es empfiehlt sich jedoch zusätzlich eine Kartennummer oder Kartenbezeichnung anzugeben, um die Suche und/oder Zuordnung einer spezifischen Karte im Nachhinein zu vereinfachen.
Bei der Ausgabe an den Endkunden können Sie dann alle weiteren kundenspezifischen Daten der jeweiligen Karte zuweisen. Eine CSV-Datei für den Import von Identifikationsmedien könnte beispielsweise so aussehen:
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Folgenden Auswahlmöglichkeiten stehen Ihnen beim Import von Identifikationsmedien zur Verfügung:
Ausgebendes Unternehmen: Drop-Down; Auswahlmöglichkeit zwischen denen von Ihnen angelegten Unternehmen (Benutzerverwaltung/Unternehmen/Unternehmensliste), nur verwenden, wenn das ausgebende Unternehmen für alle Karten gleich ist
Inhaber: Drop-Down, nur verwenden, wenn Inhaber für alle Identifikationsmedien gleich ist; Auswahlmöglichkeit zwischen einem von Ihnen angelegten CRM-Kontakt
Abrechnung an: Drop-Down; Auswahlmöglichkeit zwischen einem von Ihnen angelegten CRM-Kontakt, nur verwenden, wenn der „Abrechnung an“ Kontakt für alle Karten gleich ist
Tarif: Drop-Down; Auswahlmöglichkeit zwischen von Ihnen angelegten Tarifen (Finanzen/Tarifmanagement/Tarife)
EMP: Drop-Down; Auswahlmöglichkeit zwischen vorab definierten EMPs
Tag ID: Auswahlmöglichkeit einer Spalte der importierten CSV-Datei (wird vom Kartenlieferanten vorgegeben). Bei der Tag ID handelt es sich um ein Pflichtfeld!
Kartennummer: CSV-Datei (kann beliebig vergeben werden, Freitextfeld)
Kartenaufdruck (Bezeichnung) : CSV-Datei (kann beliebig vergeben werden, Freitextfeld)
Kommentar: CSV-Datei (kann beliebig vergeben werden, Freitextfeld)
Gültig ab: Spalte in der CSV-Datei (YYYY-mm-dd\THH:mm:ssP) Bsp.: 2022-08-30T21:59+00:00 (ist UTC Zeit) um im Backend 30.08.2022 23:59 (MEZ) anzuzeigen (Uhrzeit ist optional und wird bei Nichtangabe automatisch auf 00:00 gesetzt)
Gültig bis: Spalte in der CSV-Datei (YYYY-mm-dd\THH:mm:ssP) Bsp.: 2022-08-30T21:59+00:00 (ist UTC Zeit) um im Backend 30.08.2022 23:59 (MEZ) anzuzeigen (Uhrzeit ist optional und wird bei Nichtangabe automatisch auf 00:00 gesetzt)
Aktiv?: Spalte in der CSV-Datei
| Wenn Sie RFID-Kartendaten importieren, dann können Sie mit dem Wert 1 die Aktivierung der Karte initialisieren, und mit dem Wert 0 eine Karte als inaktiv importieren. |
EMAID (bsp. AT-HTB-0000101): CSV-Datei (eindeutige Kennzahl zur Identifizierung beim Roaming über Hubject (nur für EMPs von Relevanz)), weitere Informationen zu der EMAID finden Sie hier unter dem Punkt Provider-ID.
PIN: CSV-Datei
Status des Mediums: Spalte in der CSV-Datei, folgende IDs sind möglich
1 => Auf Lager
2 => Ausgegeben
3 => Verloren
4 => Defekt
5 => Bestellt (Lieferant)
6 => Bestellt durch Kunde
7 => Virtuell in Auftrag gegeben
Kunden-Referenz: CSV-Datei (kann beliebig vergeben werden, Freitextfeld)
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Bevor Sie auf "Schedule import now!" klicken, wählen Sie bitte noch die Art des Imports aus. Hier gibt es drei Möglichkeiten:
Insert:
- fügt neue Datensätze ein
- aktualisiert bereits bestehende Datensätze
- existierende Datensätze werden nicht gelöscht
Update:
- neue Datensätze werden nicht eingefügt
- aktualisiert bereits bestehende Datensätze
- existierende Datensätze werden nicht gelöscht
Reset:
- setzt die Datenbank zurück
- fügt alle Datensätze ein
- existierende Datensätze werden deaktiviert
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Warnung! Alle bestehenden Identifikationsmedien, die nicht in der CSV-Datei enthalten sind, werden mit der Reset-Funktion deaktiviert. |
Setzen Sie bitte auch das Häkchen bei „erste Zeile beinhaltet die Überschrift“, wenn dies auf Ihre CSV-Datei zutrifft.
Import von Kunden- und Kontaktinformationen
Beim Import von Kunden- und Kontaktinformationen haben Sie folgende Auswahlmöglichkeiten:
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Contact type: Kunde oder Lieferant
Wenn vorhanden RFID Karte anlegen und Kunden zuweisen? Ja oder Nein
Zuweisen auf EMP: Drop-Down; Auswahlmöglichkeit zwischen vorweg definierten EMPs
Zuweisen auf Tarif: Drop-Down, Auswahlmöglichkeit zwischen vorweg von Ihnen definierten Tarifen
Unternehmen für Kontakt erstellen und Kontakt zuweisen? Ja oder nein
Prepaid-Accounts erstellen? NICHT MEHR IN VERWENDUNG! Bitte ignorieren oder auf NEIN stellen
Verwaltet durch: Auswahlmöglichkeit zwischen von Ihnen vorweg definierten Unternehmen (Benutzerverwaltung/Unternehmen/Unternehmensliste). Hier handelt es sich um ein Pflichtfeld!
Portalbenutzer erstellen: Ja oder nein
| Wenn ein Portalbenutzer erstellt wird, sollte auch ein Passwort gesetzt werden. (siehe weiter unten) |
Anrede: Auswahlmöglichkeit einer Spalte der importierten CSV-Datei
| Über die Anrede wird unterschieden, ob der Kontakt als Person bzw. als Unternehmen klassifiziert wird. Es gibt nur ein paar ausgewählte Werte, die erkannt werden z.B. Mr, Herr, männlich, male -> Herr z.B. Mrs, Ms, weiblich, female -> Frau z.B. co, company, firma -> Unternehmen |
Kundennummer: Spalte in der CSV-Datei (kann beliebig vergeben werden)
Name: Spalte in der CSV-Datei (kann beliebig vergeben werden), hat mit dem Namen des CRM-Kontaktes nichts zu tun, dieser muss über Vor- und Nachname eingetragen werden
Übergeordnetes Unternehmen: CSV-Datei
Nachname / Firmenname: Spalte in der CSV-Datei (kann beliebig vergeben werden)
Vorname: Spalte in der CSV-Datei (kann beliebig vergeben werden)
| Bezeichnung von Unternehmen: Damit die Bezeichnung von Unternehmen richtig dargestellt wird, muss bei einem Import der Name im Feld „Last Name“ UND im Feld „First Name“ in der CSV-Datei gesetzt werden (First Name darf nicht leer sein!). |
Straße: CSV-Datei
PLZ: CSV-Datei
Ort: CSV-Datei
Land: CSV-Datei
Telefon: CSV-Datei
Telefax: CSV-Datei
E-Mail: CSV-Datei
Kommentar: CSV-Datei
Ust. ID: CSV-Datei
Erlöskonto: CSV-Datei
Tag ID der RFID Karte: CSV-Datei
Nummer der RFID Karte: CSV-Datei
Ablaufdatum der RFID Karte: CSV-Datei
Passwort für Portalzugriff: CSV-Datei
| Wenn das Passwort nicht gesetzt wird, kann die „Passwort-zurücksetzen“ Funktion im Portal nicht genutzt werden. |
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In der Auflistung sehen Sie, dass der Import erfolgreich war.
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Die importierten Kontakte befinden sich nun in dem CRM:
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Import von Benutzern
Beim Import von Benutzern haben Sie diese Möglichkeiten:
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Benutzername: CSV-Datei; ist der Benutzername, der für die Anmeldung in be.ENERGISED verwendet wird. Der Benutzername ist ein Pflichtfeld!
Aktiv: CSV-Datei; 1=aktiv / 0=deaktiviert
Email: CSV-Datei; das E-Mail Feld ist ein Pflichtfeld!
Vorname: CSV-Datei
Nachname: CSV-Datei
Telefon: CSV-Datei
Kostenstelle: CSV-Datei
Unternehmen: CSV-Datei; hierfür muss die ID des Unternehmens aus Ihrer Unternehmensstruktur verwendet werden.
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Position: CSV-Datei
Abteilung: CSV-Datei
Sprache: CSV-Datei; 1=Englisch / 2=Deutsch
Passwort: CSV-Datei
Gruppe(n): CSV-Datei; für die Gruppe muss die "interne ID" in der CSV-Datei eingetragen werden. Die interne ID der jeweiligen Gruppen können Sie auslesen, indem Sie in Ihrer Benutzerverwaltung die Gruppe auswählen und auf den "Rechte" Button klicken. Bewegen Sie dann den Cursor Ihrer Maus über den Tab "Allgemeine Einstellungen". Sie sollten dann im Eck unten links die interne ID der Gruppe auslesen können. Im Beispiel unten wäre die interne Gruppen-ID "1240".
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Version: 2022-12-12 14:17:01 UTC