Importieren von CSV-Dateien

Mit der Importfunktion haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Daten schnell und einfach in die be.ENERGISED Instanz einzupflegen. Die Auswahl für Import-Profile begrenzt sich auf Identifikationsmedien, Produktionsdaten für RFID-Karten, SIM-Kartendaten und Kunden- & Kontaktinformationen. Zur grundlegenden Vorgehensweise lassen sich fünf Schritte festhalten:

1. CSV-Datei mit den notwendigen und gewünschten Informationen anlegen
2. Richtiges Import-Profil, Trennzeichen etc. auswählen
3. Upload starten
4. Korrekte Zuordnung der Felder gemäß der Spalten aus der CSV-Datei
5. Importieren

Im Folgenden werden die einzelnen Schritte zum erfolgreichen Import von Dateien detailliert erklärt:

Unter Einstellungen/Datenimport/Auftrag hinzufügen können CSV-Dateien importiert werden. Bitte stellen Sie sicher, dass ALLE Felder ausgefüllt sind und Sie auch wirklich das richtige Format (CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt) (*.csv)) beim Abspeichern Ihrer Datei ausgewählt haben!

Import von Identifikationsmedien

Im Normalfall werden RFID-Karten vorerst in der be.ENERGISED Instanz angelegt. Beim Anlegen von RFID-Karten muss zumindest die Tag-ID jeder Karte angeben werden. Es empfiehlt sich jedoch zusätzlich eine Kartennummer oder Kartenbezeichnung anzugeben, um die Suche und/oder Zuordnung einer spezifischen Karte im Nachhinein zu vereinfachen.

Bei der Ausgabe an den Endkunden können Sie dann alle weiteren kundenspezifischen Daten der jeweiligen Karte zuweisen. Eine CSV-Datei für den Import von Identifikationsmedien könnte beispielsweise so aussehen:

Folgenden Auswahlmöglichkeiten stehen Ihnen beim Import von Identifikationsmedien zur Verfügung:

Ausgebendes Unternehmen: Drop-Down; Auswahlmöglichkeit zwischen denen von Ihnen angelegten Unternehmen (Benutzerverwaltung/Unternehmen/Unternehmensliste), nur verwenden, wenn das ausgebende Unternehmen für alle Karten gleich ist

Inhaber: Drop-Down, nur verwenden, wenn Inhaber für alle Identifikationsmedien gleich ist; Auswahlmöglichkeit zwischen einem von Ihnen angelegten CRM-Kontakt

Abrechnung an: Drop-Down; Auswahlmöglichkeit zwischen einem von Ihnen angelegten CRM-Kontakt, nur verwenden, wenn der „Abrechnung an“ Kontakt für alle Karten gleich ist

Tarif: Drop-Down; Auswahlmöglichkeit zwischen von Ihnen angelegten Tarifen (Finanzen/Tarifmanagement/Tarife)

EMP: Drop-Down; Auswahlmöglichkeit zwischen vorab definierten EMPs
Tag ID: Auswahlmöglichkeit einer Spalte der importierten CSV-Datei (wird vom Kartenlieferanten vorgegeben). Bei der Tag ID handelt es sich um ein Pflichtfeld!
Kartennummer: CSV-Datei (kann beliebig vergeben werden, Freitextfeld)
Kartenaufdruck (Bezeichnung) : CSV-Datei (kann beliebig vergeben werden, Freitextfeld)
Kommentar: CSV-Datei (kann beliebig vergeben werden, Freitextfeld)

Gültig ab: Spalte in der CSV-Datei (YYYY-mm-dd\THH:mm:ssP) Bsp.: 2022-08-30T21:59+00:00 (ist UTC Zeit) um im Backend 30.08.2022 23:59 (MEZ) anzuzeigen (Uhrzeit ist optional und wird bei Nichtangabe automatisch auf 00:00 gesetzt)

Gültig bis: Spalte in der CSV-Datei (YYYY-mm-dd\THH:mm:ssP) Bsp.: 2022-08-30T21:59+00:00 (ist UTC Zeit) um im Backend 30.08.2022 23:59 (MEZ) anzuzeigen (Uhrzeit ist optional und wird bei Nichtangabe automatisch auf 00:00 gesetzt)

Aktiv?: Spalte in der CSV-Datei

EMAID (bsp. AT-HTB-0000101): CSV-Datei (eindeutige Kennzahl zur Identifizierung beim Roaming über Hubject (nur für EMPs von Relevanz)), weitere Informationen zu der EMAID finden Sie hier unter dem Punkt Provider-ID. 
PIN: CSV-Datei

Status des Mediums: Spalte in der CSV-Datei, folgende IDs sind möglich

1 => Auf Lager

2 => Ausgegeben

3 => Verloren

4 => Defekt

5 => Bestellt (Lieferant)

6 => Bestellt durch Kunde

7 => Virtuell in Auftrag gegeben

Kunden-Referenz: CSV-Datei (kann beliebig vergeben werden, Freitextfeld)

Bevor Sie auf "Schedule import now!" klicken, wählen Sie bitte noch die Art des Imports aus. Hier gibt es drei Möglichkeiten:

Insert:

• fügt neue Datensätze ein
• aktualisiert bereits bestehende Datensätze
• existierende Datensätze werden nicht gelöscht

Update:

• neue Datensätze werden nicht eingefügt
• aktualisiert bereits bestehende Datensätze
• existierende Datensätze werden nicht gelöscht

Reset:

• setzt die Datenbank zurück
• fügt alle Datensätze ein
• existierende Datensätze werden deaktiviert 

Setzen Sie bitte auch das Häkchen bei „erste Zeile beinhaltet die Überschrift“, wenn dies auf Ihre CSV-Datei zutrifft.

Import von Kunden- und Kontaktinformationen

Beim Import von Kunden- und Kontaktinformationen haben Sie folgende Auswahlmöglichkeiten:

Contact type: Kunde oder Lieferant

Wenn vorhanden RFID Karte anlegen und Kunden zuweisen? Ja oder Nein
Zuweisen auf EMP: Drop-Down; Auswahlmöglichkeit zwischen vorweg definierten EMPs
Zuweisen auf Tarif: Drop-Down, Auswahlmöglichkeit zwischen vorweg von Ihnen definierten Tarifen
Unternehmen für Kontakt erstellen und Kontakt zuweisen? Ja oder nein
Prepaid-Accounts erstellen? NICHT MEHR IN VERWENDUNG! Bitte ignorieren oder auf NEIN stellen

Verwaltet durch: Auswahlmöglichkeit zwischen von Ihnen vorweg definierten Unternehmen (Benutzerverwaltung/Unternehmen/Unternehmensliste). Hier handelt es sich um ein Pflichtfeld!

Portalbenutzer erstellen: Ja oder nein

Anrede: Auswahlmöglichkeit einer Spalte der importierten CSV-Datei

Kundennummer: Spalte in der CSV-Datei (kann beliebig vergeben werden)
Name: Spalte in der CSV-Datei (kann beliebig vergeben werden), hat mit dem Namen des CRM-Kontaktes nichts zu tun, dieser muss über Vor- und Nachname eingetragen werden

Übergeordnetes Unternehmen: CSV-Datei
Nachname / Firmenname: Spalte in der CSV-Datei (kann beliebig vergeben werden)

Vorname: Spalte in der CSV-Datei (kann beliebig vergeben werden)

Straße: CSV-Datei
PLZ: CSV-Datei
Ort: CSV-Datei
Land: CSV-Datei
Telefon: CSV-Datei
Telefax: CSV-Datei
E-Mail: CSV-Datei
Kommentar: CSV-Datei
Ust. ID: CSV-Datei
Erlöskonto: CSV-Datei
Tag ID der RFID Karte: CSV-Datei
Nummer der RFID Karte: CSV-Datei
Ablaufdatum der RFID Karte: CSV-Datei
Passwort für Portalzugriff: CSV-Datei

In der Auflistung sehen Sie, dass der Import erfolgreich war.

Die importierten Kontakte befinden sich nun in dem CRM:

Import von Benutzern

Beim Import von Benutzern haben Sie diese Möglichkeiten:

Benutzername: CSV-Datei; ist der Benutzername, der für die Anmeldung in be.ENERGISED verwendet wird. Der Benutzername ist ein Pflichtfeld!

Aktiv: CSV-Datei; 1=aktiv / 0=deaktiviert

Email: CSV-Datei; das E-Mail Feld ist ein Pflichtfeld!

Vorname: CSV-Datei

Nachname: CSV-Datei

Telefon: CSV-Datei

Kostenstelle: CSV-Datei

Unternehmen: CSV-Datei; hierfür muss die ID des Unternehmens aus Ihrer Unternehmensstruktur verwendet werden.

Position: CSV-Datei

Abteilung: CSV-Datei

Sprache: CSV-Datei; 1=Englisch / 2=Deutsch

Passwort: CSV-Datei

Gruppe(n): CSV-Datei; für die Gruppe muss die "interne ID" in der CSV-Datei eingetragen werden. Die interne ID der jeweiligen Gruppen können Sie auslesen, indem Sie in Ihrer Benutzerverwaltung die Gruppe auswählen und auf den "Rechte" Button klicken. Bewegen Sie dann den Cursor Ihrer Maus über den Tab "Allgemeine Einstellungen". Sie sollten dann im Eck unten links die interne ID der Gruppe auslesen können. Im Beispiel unten wäre die interne Gruppen-ID "1240".